Seguimiento automático en GHL a leads que no agendan

Paso a paso

1. Ten un pipeline con una etapa «Cita agendada» (01:23).
2. Workflow 1, con el trigger Customer Booked Appointment: busca la oportunidad con Find Opportunity (01:57).
3. Si existe, muévela a «Cita agendada» con Update Opportunity; si no existe, créala en esa etapa con Create Opportunity (02:45).
4. Workflow 2, con el trigger de tu formulario: manda el WhatsApp con un botón que abra tu calendario (03:16).
5. Agrega un Wait de 30 minutos con un horario permitido, para no escribir de madrugada (05:05).
6. Busca la oportunidad con Find Opportunity en el mismo pipeline (05:52).
7. Pon un If/Else: si la etapa de la oportunidad no es «Cita agendada», manda el WhatsApp de seguimiento (06:40).

Mandar el link para agendar no es suficiente

Llega un lead, le mandas el link de tu calendario y esperas a que reserve. La realidad es que muchos no lo hacen: lo abren después, se les olvida o se les pierde entre otros chats. Si nadie les vuelve a escribir, ese lead se enfría solo.

El seguimiento tiene un segundo problema, y es el que más se descuida: tiene que detenerse cuando la persona ya agendó. Pocas cosas se ven peor que un «oye, ¿no vas a agendar?» a alguien que ya tiene su cita en tu calendario.

Normalmente esto se resuelve con condicionales de tiempo, eventos de cita o un montón de ramas en el workflow. Yo prefiero algo mucho más sencillo: que el pipeline haga el trabajo.

La clave del seguimiento automático en GoHighLevel: la etapa «Cita agendada»

En el video uso un pipeline de precalificación con cuatro etapas: Nuevo lead, Contactado, Calificado y Cita agendada (01:23). Esa última etapa es la que sostiene todo el sistema.

Imagínate que el pipeline es un tablero donde cada lead es una tarjeta. Si un workflow mueve la tarjeta a «Cita agendada» en el momento en que la persona reserva, cualquier otro workflow puede mirar el tablero y saber, sin hacer nada más, quién ya agendó y quién no.

Así que no tienes que preguntarle al calendario si existe una cita. Le preguntas al pipeline en qué etapa está la oportunidad. Es una condición de una sola línea.

Un detalle de cómo lo trabajo yo: los no-shows y los que sí se presentaron los manejo con etiquetas dentro de este mismo pipeline, para no llenarlo de etapas. No me gustan tantas etapas, pero eso depende de cada quien. Si quieres repasar cómo se arma un pipeline desde cero, lo explico en pipeline de GoHighLevel.

Workflow 1: cuando agenda, la oportunidad pasa a «Cita agendada»

El primer workflow arranca con el trigger Customer Booked Appointment, filtrado por tu calendario (01:57). Aquí puedes mandar la confirmación de la cita y los recordatorios que quieras: 24 horas antes, 3 horas, 1 hora. Lo que nos importa para el seguimiento es lo que pasa con la oportunidad.

1. Find Opportunity en el pipeline de precalificación, para ver si ese contacto ya tiene una oportunidad ahí.
2. Si existe, Update Opportunity y la mueves a la etapa «Cita agendada».
3. Si no existe, Create Opportunity en el mismo pipeline y directo en «Cita agendada».

Fíjate en por qué van las dos ramas. Hay gente que agenda sin haber pasado por tu formulario: alguien a quien le compartiste el link directo, por ejemplo. Con la rama de crear, cualquier persona que agenda termina en «Cita agendada», venga de donde venga. Por qué se usa Find antes de Update, y cuándo no hace falta, lo explico a detalle en oportunidades en HighLevel.

Si al guardar te sale un «Workflow Network Error», no te preocupes: en el video me pasó, era un error de HighLevel y al volver a guardar se quedó (03:11).

Si todavía no tienes claro qué trigger de citas usar, aquí te explico Customer Booked Appointment vs Appointment Status.

Workflow 2: el mensaje con el link y la espera

El segundo workflow es el que recibe al lead. En el video lo simulo con un formulario de contacto del sitio web (03:16). Puedes elegir un formulario específico o cualquier otro trigger por el que te lleguen prospectos.

Ten en cuenta algo que en el video solo menciono de pasada (06:16): en un sistema real, este workflow también crea la oportunidad en la etapa Nuevo lead del mismo pipeline. Así, cuando más adelante la busques, siempre vas a encontrar una.

El WhatsApp con botón para agendar

Para mandar WhatsApp desde los workflows uso las acciones amarillas de GoGHL, que es mi proveedor favorito para conectar WhatsApp Business a HighLevel (03:51). Si aún no lo tienes, aquí puedes probar GoGHL 7 días gratis.

La acción WhatsApp Message trae un Builder de botones: pones el título, el texto y eliges el tipo de botón. Yo uso un botón de tipo «Visitar sitio web» con el texto «Agendar cita» y le pego el link de mi calendario, que encuentras en tu calendario, en la opción de Compartir (04:39). El constructor de botones lo explico completo en botones de WhatsApp en GoHighLevel.

Espera 30 minutos, solo en horario hábil

Después del mensaje va un Wait. Aquí no te compliques con eventos ni esperas a una cita: piensa cuánto tiempo es razonable esperar para que alguien agende. En el video pongo media hora con la opción «for a period of time» (05:05).

Esto sí es importante: activa el Advanced Window para que el mensaje solo salga en tu horario, por ejemplo de lunes a sábado de 9 a 5 (05:30). Si un lead llega a las 3 de la mañana, el seguimiento espera a la mañana. Mandar mensajes de madrugada le da señales a Meta para bloquearte el número.

La condición: ¿la oportunidad ya está en «Cita agendada»?

Pasada la espera viene la parte que en otros tutoriales se vuelve un relajo, y aquí es muy sencilla. Primero, un Find Opportunity en el pipeline de precalificación (05:52). Es la condicional inversa del workflow 1: allá movíamos la oportunidad a «Cita agendada», aquí revisamos si está ahí.

Después agregas un If/Else y eliges la opción de Opportunity (06:40). La condición es que la etapa de la oportunidad no es «Cita agendada».

Si no te aparece la etapa en el If/Else

Fíjate en este detalle: cuando eliges Opportunity, la opción de la etapa puede no aparecer en la lista. Escribe «stage» en el buscador y te sale (06:46).

El mensaje de seguimiento

En la rama de «no está en Cita agendada» va otro WhatsApp (07:05). El que uso en el video es corto y abre la conversación en lugar de presionar:

Oye, veo que aún no has agendado una cita. ¿Hay algo en lo que te podamos ayudar?

Te recomiendo que sea una pregunta. Si el lead contesta, ya tienes una conversación, y muchas veces lo que lo frenaba era una duda que resuelves en dos mensajes. La rama de «sí está en Cita agendada» la puedes dejar vacía: esa persona ya va en camino.

Cómo trabajan juntos los 2 workflows

Juntos se ve así (07:32). Llega un prospecto, se crea su oportunidad en Nuevo lead y recibe el mensaje con el link para agendar. A los 30 minutos, el workflow 2 revisa la oportunidad.

Si en ese tiempo agendó, el workflow 1 ya la movió a «Cita agendada» y no pasa nada más. Si sigue en otra etapa, no agendó, y le llega el seguimiento. Ningún workflow tiene que saber qué hace el otro: los dos se comunican a través del pipeline.

Por eso te digo que te olvides de las condicionales complejas. Usa las etapas de tu pipeline como condiciones, y los movimientos de tus oportunidades para disparar lo que quieras. Así de sencillo.

El siguiente paso natural es cuidar a los que sí agendaron, para que lleguen a su cita. Eso lo resuelven los recordatorios de citas en GoHighLevel.