Calendario Round Robin en GoHighLevel para repartir citas

Paso a paso

1. Ve a Calendarios → Calendar settings → New calendar y elige Round Robin (00:14).
2. Ponle un nombre que el cliente pueda ver y elige los usuarios entre los que se van a repartir las citas (01:02).
3. Define la duración, los días y la franja horaria, y confirma (01:32).
4. Entra a Edit calendar y escribe el título de la reunión que verá el prospecto en su calendario (02:05).
5. Elige la distribución: por disponibilidad o equitativa (02:56).
6. Asigna la prioridad de cada vendedor (04:33).
7. Elige la ubicación de la reunión de cada usuario: link fijo, Zoom o Google Meet (05:06).
8. Decide qué pasa cuando reagendan y activa que el contacto agende con su vendedor asignado (06:25).
9. Ajusta la disponibilidad: sin citas recurrentes y con 1 cita por horario (08:36).
10. Decide si las citas se autoconfirman y si el cliente puede reagendar o cancelar (13:19).
11. Haz una cita de prueba y revisa a qué usuario se le asignó el contacto (15:27).

Qué es un calendario Round Robin y cuándo te conviene

Imagínate que tienes tres vendedores y una sola página para agendar llamadas. Sin un Round Robin, alguien tiene que estar viendo cada cita nueva para decidir a quién se la pasa. Con un Round Robin, GoHighLevel lo decide solo: cada vez que un prospecto agenda, el calendario elige a uno de tus vendedores, le asigna el contacto y le pone la cita en su agenda.

Por eso también se le dice calendario rotativo. El prospecto ve un solo link y un solo calendario; por detrás, la cita se va repartiendo entre las personas que tú elijas.

Es uno de los tipos de calendario que tiene HighLevel, junto con el personal, el de clase y el colectivo. Si todavía no tienes claro qué hace cada uno, te los explico en el post de calendarios en GoHighLevel. Y si lo que necesitas es una agenda para una sola persona, lo tuyo es crear un calendario personal en GoHighLevel: ahí recorro cada ajuste con más calma, porque la mayoría son los mismos que vas a ver aquí.

Ten en cuenta que el Round Robin sirve cuando al prospecto le da igual con quién le toca: una llamada de ventas, una demo, una sesión de diagnóstico. Si el paciente de una clínica quiere elegir a su doctor, el Round Robin no es la herramienta. Para ese caso armé un sistema de agendamiento para clínicas con calendarios de servicios, donde el paciente elige con quién se atiende.

Crear el calendario Round Robin en GoHighLevel

Vamos a ello. Entra a la sección de Calendarios, luego a Calendar settings y dale clic a New calendar (00:14). Se abren cuatro opciones; eliges Round Robin.

Lo primero que te pide es el nombre. Ojo, ese nombre lo ve el cliente final, así que pon algo que tenga sentido para él: «Llamada de diagnóstico» se entiende mejor que «RR ventas 2».

Después eliges los usuarios entre los que se van a repartir las citas (01:02). En el video lo hago con tres: yo, Jairo y Ángel. Puedes meter a las personas que quieras, siempre que ya sean usuarios de la subcuenta.

La URL del calendario se genera sola. La puedes cambiar por la que quieras, siempre que esté disponible. Luego defines la duración de la cita (yo puse 30 minutos), los días y el horario. Para el ejemplo dejé de lunes a viernes, de 11 a 12, una sola franja (01:38).

Entra otra vez a editar el calendario

Yo siempre te recomiendo que, apenas lo crees, vuelvas a entrar con el lápiz de Edit calendar (02:05). Ahí está la configuración completa: el logo, la descripción y el grupo del calendario. Los grupos funcionan como carpetas para ordenar tus calendarios cuando empiezas a tener muchos.

Fíjate en el campo Meeting invite title (02:34). Es el título que va a aparecer en el evento cuando la cita llegue al calendario de Google del prospecto. Si lo dejas genérico, tu prospecto va a ver un evento que no sabe de qué es. Pon algo que diga lo que le estás ofreciendo.

Distribución y prioridad: cómo decide a quién le toca la cita

Esta es la parte propia del Round Robin, y la que más confunde. En la sección de distribución tienes dos opciones (02:56).

Optimizar por disponibilidad

GoHighLevel busca que se llenen los horarios. Si el prospecto quiere agendar a las 11 y el vendedor que tiene más espacio a esa hora es Juan, la cita es para Juan, aunque la anterior también le haya tocado a él (03:13). No va en orden de Juan, Pedro y Sofía; va según quién tiene el horario libre.

Distribución equitativa

Aquí la meta es que todos reciban más o menos las mismas citas (04:03). Es repartir el pastel de forma equitativa entre todos tus vendedores.

En el video yo lo dejo por disponibilidad. Si a tu equipo le importa más que nadie se quede sin citas, usa la equitativa.

La prioridad de cada vendedor

Debajo te aparecen todos los usuarios del calendario, cada uno con su prioridad: alta, media o baja (04:33). El sistema intenta agendar primero con el de prioridad alta, luego con el de media y al final con el de baja.

Lo que yo haría: si tienes un vendedor que cierra más que los demás, dale la prioridad alta. Que las citas le lleguen primero a quien más convierte, y cuando su agenda se llene, que pasen al siguiente.

El link de la reunión para cada vendedor

En la misma tabla de usuarios está Meeting location, y aquí se define dónde va a ser la reunión de cada vendedor (05:06). Tienes tres caminos:

• Custom: escribes un texto o pegas un link fijo, por ejemplo un link permanente de Zoom. Todas las citas de ese usuario usan el mismo.
• Zoom automático: cada cita genera su propio link de Zoom (05:35).
• Google Meet automático: igual, pero con Meet. En el video se lo pongo a los tres, porque todo el equipo usa Google Meet (06:07).

Esto sí es importante: el link automático depende de cada usuario, no de la cuenta. Cada vendedor tiene que entrar con su usuario y conectar su propio Zoom o su propio Google. Si no lo ha hecho, HighLevel te lo dice con un error: «este usuario no ha integrado Zoom» (05:55).

Y si lo dejas así, la cita se agenda igual, pero sin link. Me pasó en la prueba del video: la primera cita le tocó a Jairo, que no tenía su Google conectado, y la ubicación salió vacía (16:18). La segunda me tocó a mí, que sí lo tengo conectado, y el link de Meet se generó solo.

Así que antes de prender un Round Robin, revisa que cada persona del equipo tenga su conexión lista. Te dejo los pasos para cada caso:

• Google Meet en GoHighLevel: que cada cita genere su link y se lo mandes al prospecto en automático.
• Conectar Zoom a GoHighLevel, usuario por usuario.
• Integrar Google Calendar con GoHighLevel, para que los eventos personales de cada vendedor bloqueen sus horarios y no le agenden encima.

Que el cliente agende con su vendedor de siempre

Un Round Robin reparte, pero no todas las citas deberían repartirse. Si un cliente ya lo está atendiendo Juanito, lo normal es que vuelva a agendar con Juanito, porque ya le tiene confianza. Para eso está Contact routing preference (06:25), con dos decisiones.

Cuando alguien reagenda

Si el contacto cambia la fecha o la hora de su cita, eliges entre volver a pasarla por el Round Robin (le toca a quien esté disponible en ese momento) o dejarla con el mismo usuario que tenía la cita anterior. Si tu equipo le da seguimiento personal a cada prospecto, la segunda tiene más sentido: ya sabe con quién va a hablar.

Cuando alguien agenda una cita nueva

Aquí está la opción que más me gusta: siempre agendar con el dueño del contacto (06:57). Si la activas, HighLevel revisa si ese prospecto ya existe y si ya tiene un vendedor asignado. Si lo tiene, le muestra solo los horarios de ese vendedor.

Ten en cuenta que, para poder revisarlo, el calendario necesita saber quién es la persona antes de enseñarle los horarios. Por eso, al activarla, el orden cambia: primero aparece el formulario y después los horarios disponibles (07:27). El prospecto llena su nombre, su correo y su teléfono, HighLevel lo busca y le enseña la agenda de su vendedor.

Si más adelante cambias el orden para que la fecha vaya antes que el formulario, HighLevel te avisa que tienes que apagar esta opción (11:51). Las dos cosas no pueden ir juntas. Yo dejo el formulario primero y que el calendario funcione como está diseñado.

Los ajustes que yo dejo así

Con la distribución, la ubicación y el routing ya hiciste lo difícil de este calendario. El resto de los ajustes son los mismos de cualquier calendario, así que te digo cómo los dejo yo y por qué.

Un aviso antes de seguir: el video se grabó en octubre de 2025, y desde entonces HighLevel reorganizó la configuración del calendario. Los límites de citas hoy están en Booking Rules y la autoconfirmación en Form and confirmation. Los ajustes son los mismos; nada más cambiaron de lugar.

Sin citas recurrentes

Las citas recurrentes convierten el calendario en uno de sesiones fijas: todos los lunes a las 10, por ejemplo (08:54). Yo te recomiendo dejarlo apagado. Si programas siete sesiones, a la persona le llegan siete notificaciones de golpe. Prefiero que cada quien agende cuando lo necesite, y si quiere otra cita, se le comparte el mismo link.

Una cita por horario

Este es el ajuste que más problemas te puede dar si lo dejas mal. El límite por día casi no importa en un Round Robin, porque depende de los horarios: si se acaban, se acabaron (10:47). Pero el límite por horario déjalo en 1 (10:59). Si lo subes a 2, dos prospectos pueden caer a la misma hora con el mismo vendedor, y uno de los dos se va a quedar esperando. La diferencia entre los dos límites te la explico con ejemplos en el post de límite de citas en HighLevel.

De una vez revisa el aviso mínimo y el rango de fechas (10:13). En el video puse que no me agenden con menos de 2 días de anticipación, y el rango en 0, que quiere decir sin límite hacia el futuro.

Autoconfirmar y avisar desde workflows

Si activas la autoconfirmación, cada cita nueva queda confirmada en cuanto se agenda. Si la apagas, alguien de tu equipo la tiene que confirmar a mano (13:19). Lo importante de esta decisión es que los estatus de la cita pueden disparar tus automatizaciones: una cita sin confirmar hace una cosa, una confirmada hace otra. Antes de decidir, revisa qué trigger vas a usar en tu workflow; la diferencia entre Customer Booked Appointment vs Appointment Status te ahorra varios dolores de cabeza. Yo lo dejo en autoconfirmar.

Las notificaciones del calendario y las de Google las apago (13:53). Yo siempre mando las confirmaciones y los recordatorios de citas en GoHighLevel desde workflows, porque ahí controlo el mensaje, el canal y el momento.

Reagendar y cancelar: depende del caso

En este Round Robin los apago: no les quiero dar la opción de reagendar ni de cancelar (14:15). Pero no es una regla. En el onboarding de mis afiliados sí los dejo activos, porque es una relación más cercana (14:32). Y tiene una ventaja: cuando alguien reagenda con el link, la cita solo cambia de estatus y no se crea una nueva. Para tus conversiones y tu tracking eso es mejor que tener una cita cancelada y otra nueva.

Al final, en Customization, cambias los colores, el fondo y decides si se ven el título, la descripción y los detalles de la reunión (14:52).

La prueba: ¿a quién le tocó la cita?

No te quedes con la configuración: agenda una cita de prueba. En el video agendo como «Juan Pérez» a las 11 (15:27) y luego voy a Contactos para ver qué pasó.

Fíjate en el campo de usuario asignado del contacto: el Round Robin le asignó a Juan Pérez a Jairo (16:07). O sea, el calendario no solo puso la cita en la agenda de Jairo; también lo dejó como dueño del contacto. Eso es lo que después usa la opción de agendar con el dueño del contacto.

La segunda prueba me tocó a mí, con el link de Meet generado (16:26). La siguiente seguramente le habría tocado a Ángel, y con la distribución equitativa el reparto habría sido todavía más parejo.

Haz por lo menos dos o tres pruebas con datos distintos antes de poner el link en tus anuncios o en tu sitio. Si alguna sale sin link de reunión, ya sabes dónde buscar: en la conexión de ese usuario. Así de sencillo.