Importar contactos a GoHighLevel sin perder datos

Paso a paso

1. Revisa tu base y separa los campos estándar de los tuyos (00:26).
2. Crea en Contactos los campos personalizados que falten, con el tipo correcto (01:17).
3. Descarga tu base en CSV y entra a Contactos → Importar contactos (06:04).
4. Elige si quieres crear, actualizar o las dos cosas (06:40).
5. Mapea cada columna del archivo a su campo de HighLevel (07:13).
6. Crea una smart list, ponle una etiqueta y decide si entra a un workflow (08:21).
7. Revisa el avance en Bulk Actions y comprueba los datos en tu smart list (09:22).

Antes de importar contactos a GoHighLevel, revisa tu base

El error más común no pasa en HighLevel: pasa en el Excel. La gente sube el archivo tal como lo tiene, el CRM no encuentra dónde poner la mitad de las columnas y después no hay forma de filtrar a nadie por lo que de verdad importa.

Para el video armé una base de ejemplo con ChatGPT, como si fuera una inmobiliaria. Trae nombre, apellido, teléfono y correo, y además cinco datos propios del negocio: el tipo de inmueble que le interesa a cada prospecto, el propósito de compra, la fecha estimada de compra, las amenidades que busca y la forma de pago.

Lo primero que hago es pintar las columnas (00:46). En verde, las que HighLevel ya trae en cualquier cuenta: nombre, apellido, teléfono y correo. En azul, las que tengo que crear yo (00:59). Parece una tontería, pero con eso ya sabes exactamente qué te falta antes de tocar el CRM.

Ten en cuenta también lo que HighLevel le pide al archivo:

• tiene que ser CSV: un Excel o un Google Sheets se descarga en ese formato antes de subirlo;
• la primera fila son los encabezados, sin celdas en blanco;
• cada contacto necesita al menos un nombre, un correo o un teléfono;
• el archivo debe pesar menos de 30 MB.

Y de una vez, asegúrate de estar en la subcuenta correcta. Si la base es de un cliente, se importa en su subcuenta, no en la tuya. Si todavía no la tienes, primero crea la subcuenta en GoHighLevel; y si todavía no tienes cuenta, prueba HighLevel 30 días gratis y haz esto con tu propia base desde el primer día.

Crea tus campos personalizados primero

Esta es la parte que más gente se salta, y es la más importante. HighLevel solo puede llenar los campos que existen: si una columna de tu Excel no tiene a dónde ir, esa información no entra al CRM.

Los campos se crean en Contactos, con el ícono de la tuerca, y el botón verde para agregar uno nuevo (01:24). Lo que sí tienes que pensar bien es el tipo de campo, porque de eso depende que después puedas filtrar y automatizar. Si quieres el detalle de cada tipo, está en la guía de campos personalizados en GoHighLevel; aquí te va lo que necesitas para importar.

Desplegable de una sola opción

Para datos con pocas respuestas posibles, como el tipo de inmueble (hogar, terreno o departamento) o el propósito de compra (renta, vivienda, inversión o segunda residencia). Lo creé a nivel contacto (02:03) y escribí las opciones exactamente como vienen en el Excel. Ojo con eso: si en tu archivo dice "Depto" y en el campo dice "Departamento", no van a coincidir.

Campo de fecha

Para la fecha estimada de compra elegí el tipo fecha (03:42). Con un campo de fecha luego puedes disparar recordatorios o filtrar a quién le toca seguimiento este mes. Con texto, no. Guárdate este campo en la cabeza, porque es justo el que me falló en el video.

Selección múltiple

Las amenidades son distintas: un prospecto puede querer jardín, gimnasio y seguridad 24/7 a la vez. Para eso necesitas un campo que acepte varias opciones (04:09). Puede ser desplegable, radio o casillas; a mí me gusta más el desplegable múltiple. Fíjate en un detalle de la base: la opción "ninguna" no se crea. Si al prospecto no le interesa ninguna amenidad, el campo se queda vacío (04:54).

En el video metí todos los campos en el grupo "Información adicional", para tenerlos juntos en la ficha del contacto.

Importa tu CSV: crear, actualizar o las dos

Con los campos listos, vamos a ello. En Contactos le das clic a Importar contactos (06:04). HighLevel te deja importar solo contactos o contactos con oportunidades (06:16); para una base como esta, solo contactos. Si lo que tienes es una lista de empresas y no de personas, eso va por otro lado: importar empresas en GoHighLevel.

Subes tu CSV y eliges qué hacer con él (06:40):

¿Cómo sabe HighLevel si un contacto ya existe? Lo busca por su ID de contacto, luego por correo y luego por teléfono (06:50). Por eso es tan importante que esos dos datos vengan limpios: un correo mal escrito es, para el CRM, una persona nueva.

Mapea cada columna (y cuidado con los valores vacíos)

En la pantalla de mapeo ves, por cada columna de tu archivo, una vista previa de los datos, el estatus (si ya está mapeada o no) y el objeto al que va, que aquí tiene que ser contacto (07:13). La columna "Nombre" va a primer nombre, "Apellidos" a apellido, y así con teléfono, correo y cada uno de tus campos personalizados. Las columnas que no mapees simplemente se ignoran.

Aquí hay una casilla que conviene entender bien: no actualizar valores vacíos (07:57). Marcada, si una celda de tu archivo viene en blanco y el contacto ya tiene ese dato en HighLevel, el dato se queda como está. Desmarcada, la celda vacía puede borrar lo que ya tenías. Para una base nueva da igual, pero cuando actualizas una base que ya existe, déjala marcada. Es la diferencia entre completar tus contactos y pisarlos.

Smart list, etiqueta y workflow: deja tu base fácil de encontrar

Antes de confirmar, HighLevel te ofrece tres cosas (08:21), y yo siempre te recomiendo las dos primeras:

• Una smart list solo con esta importación (08:28). Si mañana tienes que corregir algo, ahí están todos juntos, aunque la cuenta ya tenga miles de contactos.
• Una etiqueta que diga de dónde viene la base (08:48). En el video le puse "base de datos 2025"; en tu caso, algo como "importación CRM anterior" o el nombre de la campaña te va a decir más dentro de seis meses.
• Un workflow al que entran todos los importados (08:55). En el video lo apagué porque no tenía automatizaciones. Úsalo con cuidado: si ese workflow manda mensajes, le va a escribir a toda la base de golpe, y una base vieja que de pronto recibe WhatsApps puede terminar en reportes de spam.

Las smart lists y las etiquetas son el corazón del módulo de contactos; si quieres sacarles más jugo, en la guía de contactos en GoHighLevel está todo lo que puedes hacer con ellos después de importarlos.

Si un campo no se importó: el caso de la fecha

La importación avanza en Bulk Actions, donde ves el porcentaje que ya entró al CRM (09:22). Cuando termina, abre tu smart list y agrega como columnas tus campos personalizados (09:37). No te quedes con "dice completado": revisa los datos.

En el video casi todo entró bien. Las amenidades vacías eran correctas, porque a esos prospectos no les interesaba ninguna. Pero la fecha estimada de compra salió vacía en todos (10:36).

La realidad es que el error no era de HighLevel: en el Excel, esa columna parecía una fecha, pero era texto (10:48). Y un campo de fecha no acepta texto. Lo corregí así:

1. Cambié la columna a formato de fecha en Google Sheets (10:55). Sabes que ya es fecha cuando, al darle clic a la celda, te aparece el calendario. Revisa el idioma de tu hoja: la mía está en inglés, así que el orden es mes, día y año.
2. Descargué otra vez el CSV.
3. Importé de nuevo con solo actualizar (12:04), mapeando correo y teléfono para que encuentre a cada contacto.

Al refrescar la smart list, la columna de fecha ya traía los datos (13:06). Sin duplicados y sin volver a empezar. Esa opción de solo actualizar funciona muy bien cuando te confundiste en algo: no te preocupes si tu primera importación sale con un hueco, se corrige en dos minutos.

Si en Bulk Actions la importación marca errores, desde ahí mismo puedes ver las estadísticas y el registro de qué filas fallaron y por qué. Y si te atoras con tu propia base, en HighLevel Studio, mi comunidad, te respondo yo.

Lo que cambió desde que grabé el video

El video es de marzo de 2025 y el proceso sigue siendo el mismo, pero hay detalles de pantalla distintos:

• Lo que en el video se llama "grupos" de campos hoy aparecen como carpetas al crear un campo personalizado.
• La importación tiene ahora cinco pasos claros: tipo de importación, archivo, mapeo, preferencias y confirmación. Las opciones son las mismas.
• Bulk Actions trae un botón para ver estadísticas y errores de cada importación, muy útil cuando tu base tiene miles de filas.

Si apenas estás empezando con la plataforma, esta importación es uno de los primeros pasos de la guía de cómo usar Go High Level desde cero. Así de sencillo: lo más importante es crear tus campos de acuerdo a la información que ya tienes de tus prospectos; con eso, la importación sale a la primera.

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