Automatizaciones en GoHighLevel: las primeras que necesitas

Paso a paso

1. Haz la lista de tus canales de adquisición: Meta Instant Forms, el formulario de tu sitio, WhatsApp y el chat widget (00:26).
2. Crea una carpeta de nuevos leads con un workflow por cada canal (01:41).
3. Crea un workflow desde cero con el trigger Customer Replied y el filtro Reply channel = Chat widget (04:49).
4. Agrega un If/Else que revise si el campo de vendedor asignado está vacío (05:41).
5. En la rama del lead nuevo: asígnalo, mándale la bienvenida con una pregunta de precalificación y avísale al usuario asignado (06:34).
6. Guarda el canal de origen en un campo y crea la oportunidad en la etapa de nuevo lead (08:29).
7. En la rama del lead que ya existía: avísale a su vendedor que volvió a llegar (10:07).
8. Duplica el workflow para el formulario del sitio y para Meta Instant Forms, y cambia el trigger (10:45).
9. Para los DM de Facebook, responde con Facebook Interactive Messenger en lugar de SMS (13:10).

Antes de automatizar: dibuja las puertas por donde entran tus leads

Una subcuenta de GoHighLevel la creas por una razón: que los prospectos lleguen solos y se den de alta solos. Por eso lo primero no es abrir el constructor de workflows. Lo primero es saber por dónde van a entrar.

En el video lo dibujo en un tablero de Miro, con GoHighLevel en el centro y los canales alrededor (00:54). Piénsalo como un local con varias puertas. Cada puerta es un canal de adquisición:

• Meta Ads con formularios instantáneos (Instant Forms). Si todavía no los tienes conectados, te enseño a integrar formularios de Meta Ads en GoHighLevel.
• Google Ads, que casi siempre termina en un formulario de tu sitio web.
• WhatsApp.
• El chat widget de tu página, que más que un canal es un medio de conversión, pero se trata igual.

La idea es que en cada puerta haya alguien recibiendo. Y en GoHighLevel ese alguien es un workflow.

Un workflow de nuevo lead por cada canal

Lo que yo te recomiendo es crear una automatización para cuando te llega un prospecto nuevo de cada uno de tus canales (01:41). Fíjate en mi snapshot de Speed to Lead: tiene una carpeta de nuevos leads con un workflow para el chat widget, otro para Meta Instant Forms, otro para el formulario del sitio y otro para WhatsApp. El snapshot completo lo explico en el post de speed to lead en GoHighLevel.

A mí me gusta tener incluso una automatización por cada formulario. Es más trabajo, sobre todo si tienes campañas con varios formularios, pero cuando algo falla sabes exactamente dónde buscar.

WhatsApp va un poco distinto, porque depende del proveedor que uses (02:27). Yo uso GoGHL, y esa lógica la explico en enviar WhatsApp automático en GoHighLevel. Aquí nos enfocamos en el chat widget, el formulario del sitio y Meta.

La regla de oro: todo lead que entra queda asignado

Si te quedas con una sola idea de este artículo, que sea esta. Para mí, una regla de oro dentro de GoHighLevel es que todos los contactos que entran tienen que estar asignados, sí o sí (03:31).

¿Por qué importa tanto? Porque esa regla te regala una forma muy sencilla de saber si un contacto es nuevo:

• Si llega y no tiene vendedor asignado, es un prospecto nuevo. Se va por el flujo de prospectos nuevos.
• Si llega y ya tiene vendedor, ya existía en tu base de datos. No lo tratas como nuevo: le avisas a su vendedor que volvió a llegar, por otra campaña o por otro canal, para que vaya y lo atienda.

Esto puede variar según el negocio. A veces conviene etiquetarlo y meterlo a otro embudo, por ejemplo si volvió por un formulario de un servicio distinto (03:52). Pero la base es la misma.

Asignar con un workflow aparte (componentes reutilizables)

En mis cuentas, la asignación no vive dentro de cada workflow de canal. Tengo una automatización aparte que se encarga solo de asignar leads, y cada workflow de canal la llama con la acción Add to Workflow (04:14).

La ventaja es que, si mañana entra un vendedor nuevo o cambias la forma de repartir, lo cambias en un solo lugar y no en cinco workflows. Las cuatro formas que uso para repartir los leads (por turnos, por equipos y con gerente) están en asignar leads automáticamente en GoHighLevel.

Tu primer workflow de nuevo lead, desde cero

Vamos a ello. Ve a Automations, crea una carpeta para ordenarte (04:49) y dale a crear un workflow nuevo, desde cero.

El trigger: Customer Replied filtrado por chat widget

El trigger siempre es el medio de conversión del canal (03:10). Para el chat widget es Customer Replied, que se dispara cuando un prospecto te escribe por cualquier canal de conversación. Para quedarte solo con el chat, agrega el filtro Reply channel y elige Chat widget (05:13).

Con eso, cada vez que alguien llena el formulario de tu chat widget, se dispara la automatización.

El If/Else: ¿ya tiene vendedor?

Ten en cuenta que la misma persona te puede llenar el formulario dos veces. Por eso la primera acción es un If/Else que revisa si el campo de vendedor asignado está vacío (05:41). Nombra las ramas para que se lean solas: «No está asignado» y «Ya tiene vendedor».

Ojo: la acción para asignar usuarios tiene una opción para aplicarse solo a contactos sin asignar. Sirve, pero no reemplaza al If/Else, porque lo que no quieres repetir no es solo la asignación: es la bienvenida, el aviso y la oportunidad.

La rama del lead nuevo

Si llega sin vendedor, es nuevo. Esto es lo que pasa ahí, en este orden (06:34):

1. Asignarlo. Lo puedes asignar por rol o con tu workflow de asignación. En el video me salto esta acción porque la cuenta de prueba no tiene usuarios (06:46).
2. Mandarle la bienvenida. Un mensaje del tipo «Hola, recibí tu solicitud». Yo siempre te recomiendo terminarlo con una pregunta de precalificación (07:12): una pregunta invita a contestar, y la respuesta ya te dice si ese lead va en serio.
3. Avisarle al vendedor. Con Internal Notification eliges si llega por correo, como notificación dentro de la app, por SMS o por WhatsApp. Yo uso la notificación de la app: «Tienes un nuevo lead asignado, atiéndelo ya» (07:20).

Fíjate en dos ajustes de esa notificación (07:49). El destino es la página de Conversaciones, así que al darle clic el vendedor cae directo en la plática. Y el destinatario es el usuario asignado. ¿Cómo sabes que le llega a la persona correcta? Porque lo asignaste un paso antes. Por eso el orden importa: primero asignas, después notificas.

Las notificaciones dan para mucho más (avisarle también al jefe, mandarla por varios medios a la vez). Lo explico en notificaciones internas en Go High Level. Y si lo que te preocupa es el vendedor que recibe el aviso y no hace nada, mira cómo avisar de las tareas vencidas en GoHighLevel al gerente o al dueño.

Guardar el canal de origen y crear la oportunidad

En el workflow de mi Speed to Lead, la rama del lead nuevo también tiene un Update Field que llena el campo de canal con «chat widget» (08:50). Así, con solo abrir el contacto, sabes por dónde llegó.

Ese campo solo se llena en esta rama, o sea, la primera vez. La primera vez que llega el prospecto es la primera atribución (09:19), y no quieres que una segunda conversión la borre. Si quieres saber también la campaña y el anuncio, y cuántas veces volvió a convertir, eso ya es tracking de leads en GoHighLevel.

La última acción: crear la oportunidad en el pipeline que quieras, en la etapa de nuevo lead (09:25). Así cada prospecto nuevo aparece solo en tu pipeline de GoHighLevel, sin que nadie la cree a mano.

La rama del lead que ya existía

Si llega y ya tiene vendedor, solo le avisas a ese vendedor (10:07). En el mensaje usa el nombre del contacto: «Juan ya existía en el CRM, volvió a llegar por el chat widget, atiéndelo». Mismo destino (Conversaciones) y mismo destinatario (el usuario asignado). Nada de bienvenida otra vez ni de oportunidad nueva.

Duplica el workflow para cada canal

Ya tienes el esqueleto. Ahora es copiar y pegar (10:45):

• Formulario del sitio web: duplicas el workflow, cambias el trigger a Form Submitted y filtras por tu formulario. En el Update Field pones «sitio web» en lugar de «chat widget».
• Meta Instant Forms: lo duplicas otra vez, eliges el trigger de formularios de Meta y seleccionas tu formulario (11:28). Yo aquí también le agrego una etiqueta con el nombre del formulario.

Y nómbralos bien. En el video yo no lo hago por ir rápido, pero cuando tengas diez workflows en esa carpeta vas a agradecer saber cuál es cuál.

¿Un workflow por formulario o uno con varios triggers?

También puedes poner varios triggers en un solo workflow, uno por formulario, y separar el camino con una condición según el trigger que lo disparó (12:00). Se puede, pero en el constructor estándar te va a quedar una cosa gigantesca. En el constructor nuevo de workflows se ve más ordenado juntar varios triggers en la misma ruta, aunque la realidad es que yo lo he usado poco (12:31).

En lo personal prefiero uno por canal, o por formulario. Es decisión de cada quien; lo que no cambia es la lógica de adentro.

Redes sociales: el DM no se responde por SMS

El workflow de redes sociales cambia un poco (13:10). Puedes partir del mismo del chat widget, con Customer Replied y el canal del mensaje, por ejemplo un DM de Facebook. La diferencia está en la respuesta: un SMS ya no te sirve. Tienes que usar Facebook Interactive Messenger con la acción Reply to DM, donde además le puedes poner botones (13:32).

Con esa misma lógica también puedes contestar en automático a quien comenta tus publicaciones de Instagram. Lo explico en la alternativa a ManyChat dentro de GoHighLevel.

Errores comunes con tus primeras automatizaciones

Activarlo sin probarlo

Un workflow de nuevo lead le escribe a gente real. Antes de activarlo, haz que entres tú como contacto y revisa el recorrido. Las dos formas que uso están en probar un workflow en HighLevel.

La bienvenida que se repite

Es el error clásico: la persona vuelve a llenar el formulario y le llega la bienvenida otra vez. El If/Else del vendedor asignado lo evita, y GoHighLevel tiene además un ajuste nativo para que el contacto no vuelva a entrar al mismo workflow. Las dos formas, y cuándo conviene cada una, están en evitar que un contacto entre dos veces a un workflow.

Quedarte en la bienvenida

Estas son las primeras automatizaciones, no las únicas. Tu prospecto ya recibió su mensaje y su vendedor ya lo tiene. Lo que sigue es el seguimiento: darle seguimiento automático en GoHighLevel al que no agenda y mandarle una secuencia de correos en GoHighLevel al que todavía no está listo.

Lo que cambió desde que grabé el video

• Las acciones de oportunidades. La acción vieja Create/Update Opportunity está marcada para desaparecer. Para crear la oportunidad usa la acción nueva, Create Opportunity. Cómo convive con Find y Update está en oportunidades en HighLevel.
• El tracking. En el video menciono Set Attribution Data, de mi primer sistema de tracking. Hoy lo armo distinto, con campos de primera y última atribución en el contacto y en la oportunidad (el post de tracking de leads que enlacé arriba).
• Cuando un workflow no alcanza. Si necesitas consultar una API externa o hacer cálculos, hoy uso n8n con GoHighLevel como puente entre dos workflows.

Y si quieres ver esta misma lógica aplicada a todos los canales a la vez, incluido WhatsApp con GoGHL, está en crear oportunidades automáticamente en GoHighLevel.

Con esto tu subcuenta ya tiene lo mínimo: cada lead que llega queda asignado, recibe respuesta, su vendedor se entera y aparece en tu pipeline. Así de sencillo.