Ajustes de GoGHL: los 2 que activo desde el día uno

Paso a paso

1. Entra a la subcuenta, abre la sección WhatsApp de GoGHL y ve a sus ajustes (00:17).
2. En el ajuste de notificaciones, pon el correo de quien cuida el CRM del lado de tu cliente (00:34).
3. En el mismo ajuste, pon el WhatsApp de esa persona y guarda (00:45).
4. Activa la identificación de mensajes y, si quieres, cambia el texto de la franja (02:00).
5. Abre un contacto y revisa que sus mensajes entrantes digan qué número los recibió (02:30).

Por qué los ajustes de GoGHL importan desde el día uno

Un WhatsApp conectado por QR es un dispositivo vinculado, igual que WhatsApp Web en tu computadora. Y como WhatsApp Web, a veces se desconecta: el celular pasa mucho tiempo sin internet, alguien cierra la sesión o cambia de teléfono. Cuando eso pasa, no truena nada a la vista. Los mensajes simplemente dejan de entrar al CRM.

Imagínate el lunes en la mañana. Tu cliente tiene un fin de semana de leads sin responder, sus workflows mandaron mensajes que nunca salieron y la primera noticia que tienes es un mensaje suyo: «Oye, no me avisaste que se desconectó el teléfono» (00:28).

Ese reclamo es el que evitan estos ajustes. Por eso no los dejo para después: los activo el mismo día que instalo GoGHL en una subcuenta. Si todavía no lo tienes instalado, primero sigue la guía para conectar WhatsApp Business a GoHighLevel y luego regresa aquí.

Ajuste 1: el aviso de WhatsApp desconectado en GoGHL

El primero se llama ajuste de notificaciones (00:20). Para mí, esta función es lo mejor que existe. Le pides dos datos y listo: un correo y un número de WhatsApp.

A quién le debe llegar el aviso

Aquí está la decisión importante. El aviso no es para ti, es para la persona que supervisa el CRM del lado de tu cliente (00:45): el dueño, su administrativo o quien esté a cargo de las conversaciones. Pon su correo y su WhatsApp.

¿Por qué no el tuyo? Porque el que tiene el celular en la mano es tu cliente. Reconectar un número es escanear un QR desde ese teléfono, y eso no lo puedes hacer tú desde tu oficina. Si el aviso te llega a ti, te toca perseguir a tu cliente para que lo haga. Si le llega a él, lo resuelve en un minuto.

Qué recibe tu cliente y qué tiene que hacer

Cuando se desconecta un número, a esa persona le llega un correo y un WhatsApp con un mensaje del tipo: «¿Ya se desconectó tu WhatsApp del CRM? Por favor, conéctalo» (01:02). En el video te enseño cómo se ven esos avisos en mi propio WhatsApp (01:08).

Con eso tu cliente ya sabe qué hacer: entra a su subcuenta de HighLevel, abre la sección WhatsApp, ve qué teléfono se desconectó y lo vuelve a vincular (01:20). No te preocupes si nunca lo ha hecho: es el mismo QR que escaneó el primer día. Te recomiendo dejarle por escrito esos tres pasos cuando le entregues la cuenta.

Ten en cuenta un detalle de la documentación actual de GoGHL: el WhatsApp de aviso también le llega al número que se desconectó y al número con el que te registraste en GoGHL. O sea, tú también te enteras, aunque no pongas tu número en el ajuste.

Si manejas muchas subcuentas: la alerta de agencia y el trigger

Cuando grabé el video, en octubre de 2025, comparé esto con otros proveedores: algunos no lo tienen y en otros cuesta configurarlo (01:31). Desde entonces GoGHL agregó dos cosas que te sirven si ya tienes varios clientes:

• Alertas de desconexión de agencia: en el dashboard de agencia de GoGHL, en Access Control, la tarjeta Disconnection Alerts manda un correo a hasta 5 personas de tu equipo cuando se desconecta un número en cualquier subcuenta. Viene encendida; solo le falta que pongas a quién avisar.
• El trigger WhatsApp Disconnected: en un workflow de la subcuenta, dentro de la pestaña Apps del proveedor de WhatsApp. Con él puedes crear una tarea de reconexión o avisarle al vendedor asignado.

Lo que yo haría: el ajuste de notificaciones para tu cliente en cada subcuenta y la alerta de agencia para tu equipo. Así el que tiene el teléfono se entera y tú también.

Ajuste 2: la identificación de mensajes en GoGHL

El segundo ajuste se llama identificación de mensajes (02:00). Cuando lo activas, cada WhatsApp que entra llega con una franja que dice «Recibido en» y el número que lo recibió (02:13). El texto de la franja lo puedes cambiar.

Fíjate en el ejemplo del video: abro un contacto y en su conversación aparece que el mensaje entró por el número de mi agencia (02:30). Si tu subcuenta tiene un solo número, esto parece de más. En cuanto tiene dos o más, se vuelve indispensable.

Para qué te sirve en tus workflows

Como la franja viaja dentro del mensaje, un workflow la puede leer. Lo que muestro en el video (02:38): revisas el contenido del mensaje y, si entró por cierto número, se lo asignas a un vendedor, a Juanito por ejemplo, o haces lo que tu proceso pida. Si ese es tu caso, en este tutorial te enseño a que cada lead reciba el WhatsApp del vendedor asignado en GoHighLevel.

Para depurar los WhatsApp cruzados

A mí es para lo que más me sirve. Con varios números de WhatsApp en GoHighLevel, tarde o temprano un cliente te pregunta: «¿Por qué se recibió un mensaje aquí y salió del otro teléfono?» (02:58).

Sin la franja, adivinas. Con ella, abres la conversación y lees la secuencia: por qué número entró cada mensaje y desde cuál salió la respuesta. Casi siempre la explicación está en esa secuencia, no en un error raro del sistema.

Ojo con algo: GoGHL ya no solo hace WhatsApp por QR, también tiene SMS por Android y otros canales. Revisa en una subcuenta de prueba que la franja se vea igual en tus mensajes antes de construir un workflow que dependa de ella.

Lo que no activo (todavía) y el ajuste que sigue

En la misma pantalla hay más ajustes. Yo te recomiendo encender solo estos dos de entrada: resuelven los dos problemas que más reclamos generan y no cambian cómo funciona nada más.

Hay uno más que me encanta, Speech to Text (03:14), pero ese ya no es de prevención: convierte en texto las notas de voz que te mandan por WhatsApp para que tus agentes de IA y tus workflows las entiendan. Lo explico paso a paso en cómo transcribir audios de WhatsApp en GoHighLevel.