Crear calendario en GoHighLevel: qué hace cada ajuste

Paso a paso

1. Entra a Calendarios → Calendar settings (00:09).
2. Crea un calendario nuevo y elige el tipo personal (01:01).
3. Asígnale un miembro del equipo, elige la URL y la duración de la cita (01:35).
4. En los ajustes avanzados, ponle logo, el nombre que verá el cliente y una descripción (02:25).
5. Escribe el título del evento y elige la ubicación: Zoom, Google Meet, teléfono o una dirección (03:32).
6. Define tu disponibilidad por día y cópiala al resto de la semana (04:57).
7. Ajusta el intervalo, el aviso mínimo, el rango de fechas y los límites de citas (07:55).
8. Elige el formulario y si las citas se confirman solas (12:06).
9. Decide las notificaciones, la asignación del contacto y las reglas para reagendar o cancelar (15:03).
10. Personaliza los colores y el botón del widget (19:30).
11. Arma un workflow que confirme la cita y mande un recordatorio un día antes (21:18).

Crear calendario en GoHighLevel: el personal, para citas 1 a 1

Cuando le das a crear calendario, GoHighLevel te enseña cuatro tipos principales (01:01). El personal es el más sencillo y el que más vas a usar: sirve para citas uno a uno, es decir, tú o un vendedor con una sola persona del otro lado. Una demo, una consultoría, una llamada de diagnóstico.

Por eso te obliga a asignarle un miembro del equipo, sí o sí (01:35). Si lo que necesitas es repartir las citas entre varios vendedores, ese es otro tipo: el calendario Round Robin en GoHighLevel. Casi todos los ajustes que vas a ver aquí son los mismos en los otros tipos, así que lo que aprendas con este te sirve para todos.

Al crearlo te pide tres cosas:

• La URL. La eliges tú. Si ya está ocupada, te la marca en rojo y tienes que cambiarla (01:45).
• La duración. Si tu consultoría dura una hora, 60 minutos; si dura media hora, 30 (02:03).
• Los días disponibles. A mí no me gusta configurarlos ahí: prefiero entrar a los ajustes avanzados, donde tienes todo a la vista.

Nombre, descripción y grupos

En los ajustes avanzados subes tu logo y le pones el nombre al calendario (02:30). Ojo, ese nombre lo ve el cliente. «Agenda de citas» o «Llamada de diagnóstico» se entienden; «Cal personal Ángel 2» no.

La descripción acepta links, y eso tiene un uso que poca gente aprovecha: poner algo como «si no encuentras disponibilidad, mándame un WhatsApp aquí» con el link a tu número (02:48). Así no pierdes al prospecto que no encontró horario.

Los grupos son carpetas para ordenar tus calendarios (03:10). Imagínate una implementación de CRM: un calendario para la demo, otro para el onboarding y otro para la capacitación, los tres dentro del mismo grupo.

Título del evento y ubicación

El título del evento es el nombre con el que aparece la cita en tu agenda (03:32). Lo normal es «Reunión con» y el nombre del contacto. Si integras tu Google Calendar, ese es el texto que vas a ver ahí, así que vale la pena que diga con quién es.

En la ubicación eliges dónde pasa la cita (03:54). Si tienes Zoom o Google Meet integrados, el link de la videollamada se genera solo cuando alguien agenda. Si eliges teléfono, jala el número de la empresa. Y si es presencial, pones la dirección física, que es lo que yo hago en el video.

Disponibilidad: cuándo te pueden agendar

Esta es la parte un poquito más compleja, pero no es difícil. Eliges los días y las horas en las que este calendario acepta citas (04:57). En el ejemplo pongo de 8 de la mañana a 2 de la tarde.

Fíjate en el botón de copiar: configuras el lunes y lo aplicas de un golpe al resto de la semana, en lugar de mover las horas día por día (05:29). Si un día necesitas dos bloques, con el botón de más agregas otra franja, por ejemplo de 3 a 4 de la tarde (05:45).

Debajo están las horas específicas por fecha (05:54). Sirven para cambiar el horario de un día en particular, y mandan sobre el horario semanal. La realidad es que yo no las uso. Lo que hago es conectar mi Google Calendar y mis otros calendarios como calendarios de conflicto: si ya tengo algo en mi agenda, ese horario se bloquea solo. Te explico cómo en integrar Google Calendar con GoHighLevel.

Y a cada calendario le pongo franjas fijas (06:35): los onboardings son a las 12 y las capacitaciones a la 1. Así cada tipo de cita tiene su lugar y no se te encima todo.

«Muéstrate ocupado» y citas recurrentes

Hay una opción curiosa: mostrarte ocupado un porcentaje del tiempo (06:44). Si pones 10 %, GoHighLevel cuenta todos tus espacios disponibles y esconde el 10 % para que tu agenda se vea más llena. Úsala si te sirve; yo la dejo apagada.

Las citas recurrentes generan varias citas de una sola reserva, por ejemplo una consultoría de cinco días seguidos (07:11). Para un calendario de llamadas normales, apágala.

Los ajustes que más se confunden, explicados

La traducción al español de estas opciones es muy mala, y ahí es donde la mayoría se pierde (07:41). En el video te menciono un documento con lo que significa cada una; aquí te lo dejo en una tabla, con el nombre en inglés por si tu cuenta está en ese idioma.

El intervalo no es la duración

Este es el error más común. La franja horaria (el intervalo) es cada cuánto empieza un horario; la duración es lo que dura la cita (07:55).

En el video lo pruebo con citas de una hora y un intervalo de 30 minutos: el calendario ofrece 8:00, 8:30, 9:00, 9:30… (08:08). Si alguien agenda a las 8:30, te bloquea hasta las 9:30, y tu agenda termina con huecos de media hora que nadie puede usar. Cuando cambio el intervalo a 60 minutos, solo quedan las horas en punto (08:38). Por eso te recomiendo que el intervalo sea igual a la duración, salvo que tengas una razón para lo contrario.

Aviso mínimo e intervalo de fechas

El aviso mínimo evita que te agenden para dentro de una hora (08:59). Si pones 2 días, quien entra hoy no puede agendar ni para mañana ni para pasado: el primer día disponible es el tercero. Con 7 días, se bloquea toda la semana que viene.

El intervalo de fechas es lo contrario: hasta cuántos días en el futuro te pueden agendar (09:49). Con 10 días, del día 11 en adelante ya no hay horarios. Ten en cuenta que los dos ajustes se suman: si pones un aviso mínimo de 7 días y un rango de 10, solo te quedan tres días para agendar. Si alguna vez tu calendario aparece vacío, revisa estos dos primero.

Límites de citas por día y por franja

Con las reservas máximas por día en 1, en cuanto alguien agenda se bloquea el resto del día (10:42). Sirve si no quieres llenarte de consultorías todos los días.

El máximo por franja deja que varias personas agenden el mismo horario (10:59). En un calendario de clase o de taller tiene sentido: pones 10 y solo diez personas entran a ese horario. En un calendario personal no. Si pusieras dos y te agendan dos personas distintas a la misma hora, pues no puedes dividirte en dos. Déjalo en 1. Si quieres ver cómo se combinan los dos límites, lo explico en el post de límite de citas en HighLevel.

El margen de preparación bloquea, por ejemplo, 30 minutos antes o después de cada cita para que te prepares o hagas tus notas (11:52).

Formulario, confirmación y notificaciones

¿Formulario antes o después de la fecha?

Puedes usar el formulario por defecto o uno que hayas creado en Sitios (12:06). Y puedes elegir el orden: primero el formulario y luego la fecha, o al revés.

Si pones primero el formulario, captas el lead más rápido, aunque no termine de agendar (12:40). Yo lo dejo al revés: primero la fecha. Se me hace más natural que primero elijan su horario, porque ya tienen la intención, y después el formulario les va a dar más flojera abandonarlo.

Si el contacto ya existe en tu CRM, puedes prellenar sus datos para que no los vuelva a escribir (12:56). También ahí activas la casilla de consentimiento y la opción de invitados, que deja que la persona sume a alguien más a la cita, como en Calendly (13:30).

Autoconfirmar: esto sí es importante

Después de agendar, puedes mandar a la persona a una página de gracias (y medirla con tu Pixel de Facebook) o mostrarle un mensaje (14:09).

Justo ahí está la opción de autoconfirmar las citas (14:27). Si la dejas apagada, cada cita entra como reservada pero no confirmada, y tú tienes que entrar a GoHighLevel a confirmarla a mano. Mientras no lo hagas, cualquier automatización que dependa de una cita confirmada no se dispara. Si quieres que tus mensajes salgan solos, actívala.

Si tienes Stripe conectado, en esta misma parte puedes cobrar la cita al agendar (14:56).

Notificaciones: en el calendario o en workflows

El calendario trae sus propias notificaciones: cita reservada, confirmada, cancelada… (15:03). Para cada una eliges a quién le llega (al contacto, al usuario asignado o a un correo extra) y puedes usar una plantilla de correo o mandar avisos dentro de la app.

A mí en lo personal me gusta más manejarlo con workflows, porque ahí controlo todo el seguimiento. Pero si no quieres complicarte, las del calendario son suficientes y muy fáciles de configurar (16:04). Un ejemplo: una alerta de cancelación que le manda al contacto un correo para que vuelva a agendar.

Si conectas Google u Outlook, también pueden mandar sus propias invitaciones a los asistentes (16:39). Yo las desactivo y mando la confirmación desde un workflow, para que la persona no reciba dos correos distintos de la misma cita.

Asignación del contacto, reagendar y diseño

La opción de asignar contactos le pasa el contacto al dueño del calendario cuando agenda (17:05). Junto a ella hay una casilla que vale oro si tienes equipo: que no reasigne al contacto si ya tiene otro vendedor (17:30). Así, si un cliente de Jairo agenda en el calendario de Ángel, sigue siendo de Jairo.

En las políticas decides con cuánta anticipación se puede reagendar o cancelar una cita (18:02). Si no quieres que te cancelen una hora antes, aquí lo limitas.

En personalización eliges el widget (19:30). Yo siempre uso Neo; el clásico se ve todo feo. Cambias el color principal y el de fondo, y el texto del botón: de «Schedule meeting» a «Agendar cita», que es lo que tu cliente entiende (20:03). También puedes ocultar el título, la descripción y los detalles, o meter código personalizado.

Un detalle: en el video, algunos cambios de personalización no se guardaron a la primera y los perdí al refrescar (18:30). Si te pasa, no te preocupes: vuelve a guardar y refresca antes de dar por hecho el cambio.

Tu primer workflow: confirmación y recordatorio

Con el calendario listo, lo que sigue es avisarle a la persona que su cita quedó y recordársela. Vamos a ello: en Automatización creas un workflow desde cero y buscas los triggers de citas (21:18). Te salen dos: cita reservada por el cliente y estado de la cita.

Fíjate en la diferencia (21:40). «Cita reservada por el cliente» solo se dispara cuando el cliente agenda desde el link o el calendario de tu sitio. Si la cita la creas tú desde Calendars, por ejemplo porque el cliente te llamó, no se dispara. Por eso yo prefiero «estado de la cita».

En el trigger pongo tres filtros: evento normal, el calendario «Agenda de citas» y estatus confirmada (21:50). Luego un mensaje de «gracias por agendar tu cita», una espera hasta un día antes de la cita y el recordatorio (22:20). En el mensaje usas las variables de la cita, como la fecha y la ubicación, para que cada persona reciba los datos de la suya (19:00).

Ojo con algo que no se ve en el video: si filtras por estatus confirmada y el calendario no autoconfirma, las citas que entran por el link nunca llegan a confirmadas y el workflow no se dispara hasta que alguien las confirme a mano. Por eso los dos ajustes van juntos. El flujo completo, con el recordatorio por WhatsApp, lo tienes en recordatorios de citas en GoHighLevel.

Lo que cambió desde que grabé el video

Grabé el video con la cuenta en español, y GoHighLevel ha ido reorganizando los ajustes del calendario. Los encuentras con otros nombres y agrupados distinto:

• Los límites por día y por franja ahora están en Booking Rules.
• La autoconfirmación está en Form and confirmation, junto con el formulario y la página de gracias.
• Los invitados, que en el video acababan de salir, ya son una opción normal del formulario.

Lo que hace cada ajuste no cambió, así que todo lo de arriba sigue aplicando; solo búscalo por su nombre en inglés si no lo encuentras. Y si tus recordatorios salen con la fecha en inglés («Wednesday, October 7»), eso se arregla en el idioma de la comunicación saliente de la subcuenta, no en el calendario. Te explico cómo hacer que las fechas de citas salgan en español.