Recordatorios de citas en GoHighLevel: menos citas perdidas

Recursos del video: el snapshot de los recordatorios de citas

La automatización que armo en el video te la regalo en un snapshot, para que no la construyas desde cero. Aquí está el snapshot de los recordatorios de citas. Lo importas en tu subcuenta, eliges tu calendario en el trigger, escribes tus mensajes y listo.

Para instalarlo necesitas una cuenta de HighLevel, porque el snapshot se carga en una subcuenta. Si aún no la tienes, aquí puedes probar HighLevel 30 días gratis y después abres el link del snapshot.

Si nunca has instalado un snapshot, te dejo un video corto donde te enseño cómo: cómo instalar un snapshot en tu subcuenta de GoHighLevel. Al inicio hablo de la tabla de snapshots de la comunidad; tú no la necesitas, usa el link de arriba y sigue los mismos pasos. En corto: abres el link, le das a Yes, import now y el snapshot queda en Snapshots, en la pestaña Imported. Luego, en la lista de subcuentas, entras a la tuya con Manage Client, vas a Actions → Load Snapshot, eliges qué importar y le das a Proceed.

Para que los mensajes salgan por WhatsApp, tu número tiene que estar conectado a HighLevel. Yo lo hago con GoGHL; si aún no lo tienes, aquí puedes probar GoGHL 7 días gratis, y el paso a paso está en la guía para conectar WhatsApp Business a GoHighLevel. Sin WhatsApp conectado, los correos del workflow igual funcionan.

Paso a paso

1. Ten listo el calendario donde te agendan (00:26).
2. Crea un workflow desde cero con el trigger Appointment Status, tipo de evento «Any», tu calendario y el estatus «Confirmed» (00:40).
3. Asigna el contacto a un vendedor con Assign to User (02:34).
4. Avísale al vendedor con una notificación interna que lleve el nombre, la fecha, la hora y el link de la reunión (02:55).
5. Espera 2 minutos y mándale la confirmación a la persona por WhatsApp y por correo (04:13).
6. Agrega un Wait de tipo Event/Appointment Time, un día antes de la cita, y manda el primer recordatorio con el link para reagendar (06:18).
7. Copia esas acciones y cambia el Wait a 0 días y 3 horas para el segundo recordatorio (07:48).
8. En el calendario, pide al menos 2 días de anticipación para agendar (09:20).

Por qué los recordatorios de citas en GoHighLevel bajan los no-shows

Una cita que no se presenta es una hora perdida para el negocio. Y casi nunca es mala fe: la persona agendó hace una semana, se le cruzó el día y nadie le recordó. Si los recordatorios dependen de que la recepcionista o el vendedor se acuerden, alguna cita se va a quedar sin confirmar.

La idea del video es muy sencilla: que el sistema haga ese trabajo. Cada vez que alguien agenda, el mismo workflow hace cuatro cosas, sin que nadie toque nada (00:00):

• le asigna la cita a un vendedor;
• le avisa a ese vendedor por WhatsApp;
• le manda a la persona su confirmación por WhatsApp y por correo;
• le recuerda la cita un día antes y 3 horas antes, con un link por si necesita cambiar la hora.

Piensa en él como la recepcionista que nunca se olvida de llamar. No reemplaza a nadie del equipo; solo se encarga de lo que a todos se les pasa cuando el día se pone pesado.

Este video no enseña a crear el calendario. Si todavía no lo tienes, primero crea tu calendario en GoHighLevel y luego regresa aquí.

El trigger correcto: Appointment Status

En Automatizaciones creas un workflow desde cero y, al buscar el trigger, fíjate que hay dos que parecen iguales: Appointment Status y Customer Booked Appointment (00:40). Con el equivocado, tus recordatorios salen para unas citas y para otras no.

La diferencia entre los dos

Appointment Status funciona venga de donde venga la cita: la agendas tú o alguien de tu equipo dentro del CRM, o la agenda la persona desde el link del calendario (01:40).

Customer Booked Appointment solo se dispara cuando la persona agenda sola, desde el link que compartes en Calendars → Settings (02:03). Imagínate que un paciente llama por teléfono y la recepcionista le agenda desde HighLevel: con este trigger, ese paciente nunca recibe su recordatorio.

Por eso yo uso Appointment Status, «porque es independiente» (02:24). La comparación completa, con pruebas de los dos, está en Customer Booked Appointment vs Appointment Status.

Los filtros del trigger

• Event type: «Any», para que entren las citas normales (una sola vez) y las recurrentes (varias veces durante semanas o días) (00:54).
• Calendario: el tuyo (01:12).
• Appointment status: Confirmed.

Ojo con ese último filtro. Si tu calendario no confirma las citas solo, cada cita del link entra como reservada pero no confirmada, y el workflow no arranca hasta que alguien la confirme a mano. Revisa que la opción de autoconfirmar esté activada en tu calendario antes de probar.

Avísale al vendedor en cuanto le agendan

Lo primero después del trigger es asignar el contacto (02:34). En el video elijo un vendedor fijo con Assign to User. Si prefieres repartir las citas entre tu equipo, eso lo resuelve mejor un calendario Round Robin en GoHighLevel, que asigna a quien esté disponible.

Luego viene la notificación interna (02:55). Puedes mandarla por correo, dentro de la app o por SMS, y eliges que le llegue al usuario asignado. El mensaje lleva los datos que tu vendedor necesita de un vistazo, que sacas del selector de variables (03:23):

• el nombre completo del contacto (Contact → Full Name);
• la fecha y la hora de inicio de la cita (Appointment → Start Date y Start Time);
• el lugar de la reunión, que es el link de Zoom o de Google Meet (Appointment → Meeting Location).

Yo te recomiendo duplicarla y mandarla por más de una vía: WhatsApp, correo y la notificación de la app, que al darle clic lo lleva directo a Conversaciones (05:38). Como digo en el video, así «no hay pierde». Cómo funciona cada tipo y a quién le llega lo explico a detalle en notificaciones internas en Go High Level.

La confirmación: por WhatsApp y por correo

Después de avisarle al vendedor pongo un Wait de 2 minutos, porque me gusta ponerlo, y le mando a la persona su confirmación (04:13). Algo tan simple como «Tu cita ha sido confirmada. Estos son los detalles», con las mismas variables de fecha, hora y lugar.

La mando por dos canales: un mensaje de WhatsApp y un correo con su asunto (04:49). En el video escribo los textos directo en la acción para ir rápido, pero lo correcto es crear tus snippets, así cambias el texto en un solo lugar (04:43).

Lo que cambió desde que se grabó el video

En el video mando el WhatsApp con la acción de SMS, porque en ese momento GoGHL convertía el canal de SMS en WhatsApp (03:08). Eso ya no es así: hoy GoGHL tiene sus propias acciones, y el mensaje al cliente se manda con Send WhatsApp Message. Si copias el workflow tal como está en el video, vas a mandar un SMS normal, o nada si no tienes número de teléfono.

Si usas la API oficial de WhatsApp, ten en cuenta otra cosa: la confirmación y los recordatorios salen cuando la persona no te ha escrito en las últimas 24 horas, y fuera de esa ventana Meta solo te deja mandar plantillas aprobadas. Para esto necesitas una plantilla de tipo utilidad, que Meta cobra aparte.

Aquí viene lo bueno: el Wait que espera a la hora de la cita

El primer Wait era de tiempo (Time Delay): esperar 2 minutos. El segundo ya no (06:18). Eliges Event/Appointment Time, y el workflow espera hasta un momento antes de la cita que ya está agendada, sea mañana o dentro de tres semanas.

Primer recordatorio: un día antes

Configúralo un día antes del evento y ponle un nombre que se entienda, como «One day before event» (06:40). Debajo copias y pegas las dos acciones de la confirmación y cambias el texto: «Este es un recordatorio de que mañana tenemos nuestra cita».

Agrégale el link para reagendar, que está en las variables de la cita (Appointment → Reschedule Link) (07:19). Quien no puede llegar prefiere moverla a dejarte plantado; si le das la salida fácil, recuperas la cita en lugar de perderla.

Y no mandes el mismo texto por los dos canales (07:30). El WhatsApp va corto y directo; el correo puede llevar más detalle. Como digo en el video: «te estoy dando ideas nada más… obviamente tu mensaje tiene que ser mejor».

Segundo recordatorio: 3 horas antes

Copias todas las acciones del primer recordatorio, las pegas debajo y en el Wait pones 0 días y 3 horas antes del evento (07:48). Cambias el texto a «nuestra reunión es en 3 horas» y guardas. Así de sencillo.

Al final el workflow queda así (08:19): trigger, asignar vendedor, aviso al vendedor, 2 minutos, confirmación, espera hasta un día antes, recordatorio, espera hasta 3 horas antes, recordatorio.

El ajuste que hace que todo funcione: 2 días de anticipación

Esto sí es importante. La secuencia necesita que te agenden con al menos 24 a 48 horas de anticipación (08:58). Si alguien agenda ahorita para dentro de 2 horas, el momento de «un día antes» ya pasó, y «esta secuencia ya no va a funcionar» (09:10).

Lo puedes resolver con ramas y condiciones dentro del workflow, pero se vuelve un relajo. Lo que yo haría es arreglarlo en el calendario (09:20): en la disponibilidad, el ajuste «Require users to book meetings at least this much time in advance», con 2 días (09:33). En la versión actual del calendario aparece como aviso mínimo de programación (Minimum Scheduling Notice).

En el video lo pruebo con los dos valores. Con 0 días, el calendario me deja agendar hoy a diferentes horas (09:53). Con 2 días, la primera cita disponible ya es el lunes (10:27), y los dos recordatorios siempre tienen tiempo de salir.

Es mejor eso, «en lugar de que te pongas a hacer cosas raras allá en las automatizaciones» (10:24). Si estás comenzando, lo que necesitas son cosas sencillas y funcionales.

La excepción es el negocio que sí necesita citas el mismo día, como una urgencia. Ahí 2 días no le sirven, y te toca una rama que revise cuánto falta para la cita antes de cada recordatorio. Esa ya es otra automatización.

Antes de activarlo: cancelaciones y reagendas

El video no cubre qué pasa si la persona cancela. Sin nada más, el contacto sigue dentro del workflow esperando su recordatorio, y lo último que quieres es recordarle una cita que ya canceló.

Lo que te recomiendo es un segundo workflow, también con Appointment Status, pero con el estatus «Cancelled», y una sola acción: Remove from Workflow, eligiendo el de los recordatorios. Así, en cuanto alguien cancela, sale de la secuencia.

Con las reagendas, haz una prueba antes de activarlo con tus clientes: agenda una cita, cámbiala de hora y revisa en el historial del workflow (Enrollment History) que el recordatorio se haya movido a la hora nueva. No pasa nada si te toma 10 minutos; es mejor que lo descubra tu cliente con una cita real.