Notificaciones internas en Go High Level: avisa al vendedor

Paso a paso

1. Crea un workflow desde cero con el trigger Form Submitted y elige tu formulario (00:30).
2. Asigna el lead a un vendedor, con Assign User o con tu workflow de asignación (00:54).
3. Después de asignarlo, agrega Send Internal Notification por correo al usuario asignado (02:23).
4. Revisa que cada usuario tenga su correo y su teléfono en Settings → My Staff (03:52).
5. Agrega otra notificación de tipo In-App, con su título y la página a la que lleva el clic (05:34).
6. Duplica la acción y cámbiala a un usuario en particular para avisarle al jefe (06:25).
7. Si quieres, suma una por SMS, que con un proveedor de WhatsApp sale por WhatsApp (07:10).

Para qué sirven las notificaciones internas en Go High Level

Un lead que llega y nadie atiende es dinero que se enfría. Y pasa mucho: el formulario se llena, el contacto se crea, el workflow lo asigna… y el vendedor se entera horas después, cuando abre el CRM por casualidad.

La acción Send Internal Notification resuelve eso. No le escribe al lead: le escribe a tu equipo. Sirve para cualquier momento de un workflow en el que alguien de adentro tenga que enterarse de algo, pero el caso más común, y el del video, es este: entra un lead nuevo, se le asigna a un vendedor y ese vendedor recibe el aviso al instante (00:00).

Puedes mandarla de tres formas, y se pueden combinar:

• Correo: llega al correo del perfil del usuario.
• In-App: aparece en la campanita de HighLevel y como notificación push en la app del celular.
• SMS: llega al teléfono del perfil del usuario. Si tu proveedor de WhatsApp trabaja sobre el canal de SMS, como en mi caso, sale por WhatsApp.

No necesitas un workflow nuevo para esto. Si ya tienes tus automatizaciones en GoHighLevel para cada canal, solo agregas la acción donde quieres que avise.

Primero asigna el lead, luego notifica

En el video arranco desde cero para que se vea completo. Vamos a ello: Automatizaciones → Create Workflow → Start from scratch, y como trigger Form Submitted con el formulario de cotización (00:30). Cada vez que alguien lo llene, entra un lead nuevo al CRM y arranca el workflow.

Lo siguiente es asignarlo a un vendedor. Puedes usar la acción Assign User directo ahí, y funciona igual. Yo no lo hago así: uso Add to Workflow para mandar al contacto a un workflow aparte que se llama «assign leads randomly», que lo único que hace es asignarlo (01:03).

¿Por qué? Porque tengo un workflow por cada canal de adquisición: formulario del sitio, anuncios, WhatsApp. Si cada uno tuviera su propio Assign User, el día que entra o sale un vendedor tendría que cambiar todos. Con el componente reutilizable, como digo en el video, «si necesito hacer una modificación, solamente la hago ahí» (01:13). Las formas de repartir los leads, al azar, por turnos o por equipos, las explico en asignar leads automáticamente en GoHighLevel.

Ojo con el orden. La notificación al usuario asignado va después de asignar el lead (02:45). Si la pones antes, el contacto todavía no tiene a nadie asignado y GoHighLevel no tiene a quién avisarle.

La notificación por correo al vendedor asignado

Agrega la acción Send Internal Notification y elige Email (02:23). Llenas el remitente (el nombre y el correo de los que sale), el asunto y el mensaje. Luego eliges a quién le llega:

• Todos los usuarios de la subcuenta.
• El usuario asignado al contacto.
• Un usuario en particular, siempre el mismo.
• Un correo personalizado, el que tú escribas, aunque no sea usuario.

Lo más obvio, y lo que yo uso, es el usuario asignado (03:06): le avisa al que quedó a cargo del lead, sin importar quién sea.

En el video escribo solo «Hola» para probar. En tu cuenta te recomiendo un asunto que se entienda sin abrirlo, como «Nuevo lead: » seguido del nombre del contacto, y en el cuerpo los datos que tu vendedor necesita para llamarle: nombre, teléfono y de qué formulario vino. Puedes meterlos con los valores del contacto, igual que en el aviso de tareas vencidas en GoHighLevel, donde el mensaje lleva el nombre del contacto y del vendedor.

¿A qué correo y a qué teléfono llega?

Al que tiene el usuario en su perfil. Ve a Settings → My Staff (03:52): cuando das de alta a un usuario, GoHighLevel te pide su correo y su teléfono. Si la notificación va al usuario asignado, el sistema detecta quién es, toma sus datos de ahí y le manda el correo a ese correo, o el mensaje a ese teléfono (04:09).

Así que, si un vendedor dice que no le llega nada, lo primero que revisas es su perfil en My Staff. Un correo mal escrito o un teléfono sin código de país, y la notificación se va a otro lado o a ningún lado.

Da de alta a tu equipo como contactos

Esto te recomiendo hacerlo antes de prender cualquier notificación (04:27). En el video lo explico así: cuando GoHighLevel notifica internamente, esa persona se da de alta en tu base de datos como contacto. Si tu vendedor ya existía como contacto con otros datos, se te empiezan a duplicar, y luego hay fallas.

La solución es sencilla: agrega a cada persona de tu equipo como contacto, con el mismo correo y el mismo teléfono que tiene en su perfil de usuario (04:39). Así, cuando el sistema la busque, la encuentra y no crea otra.

De una vez, márcalos para distinguirlos de tus leads. Yo uso el tipo de contacto: en la tuerquita del campo agregas una opción nueva, por ejemplo «Colaborador», y se la pones a cada uno (05:09). Te sirve para sacarlos de tus campañas y de tus reportes, porque tu vendedor no es un lead.

La notificación In-App: la campanita y el celular

Agrega otra Send Internal Notification y esta vez elige la de notificación dentro de la aplicación (05:34). Le pones un título, por ejemplo «Tienes un nuevo lead», y eliges la página de redirección: la pantalla de GoHighLevel a la que llega tu vendedor cuando le da clic a la notificación. Casi siempre te conviene Conversaciones, para que siga el chat con el lead desde ahí.

Fíjate en un detalle: cuando lo grabé, al darle clic al menú de la página de redirección parecía que no salía nada (06:07). Las opciones sí estaban, solo había que deslizar hacia abajo. Si te pasa, no te desesperes: baja dentro del menú y aparecen.

Al final eliges a quién: el usuario asignado al contacto, un usuario en particular o todos. Estas notificaciones salen en la campanita de HighLevel y también como notificación push en la app del celular (07:47). Si tu equipo trabaja desde el teléfono, es la que más rápido ven.

Un consejo para que no se pierdan: si tu vendedor recibe muchas notificaciones de mensajes, la del lead nuevo se mezcla con todas. Por eso te conviene un título que se distinga de un vistazo, y no mandar solo la In-App: con el correo o el WhatsApp de respaldo, el aviso importante no depende de una sola campanita.

Cómo avisarle al vendedor y también a su jefe

Esta es de las que más me piden: «quiero que le llegue al vendedor, pero también a su jefe» (06:25). No hay una opción de «asignado y jefe» en la misma acción, pero es muy sencillo:

1. Ponle un nombre claro a la acción del vendedor, por ejemplo «Notificación interna a vendedor asignado».
2. Duplícala.
3. En la copia, cambia el destinatario a «Particular user» y elige al jefe (06:43).

Con eso ya tienes el workflow completo: entra el lead, se asigna con el componente reutilizable, y el vendedor y su jefe se enteran dentro de la aplicación. Puedes sumar todas las que quieras, aunque tampoco se trata de saturar al vendedor.

Notificaciones internas por SMS o por WhatsApp

La tercera opción es SMS (07:10). Como digo en el video: «para mí SMS es WhatsApp, porque utilizo un proveedor externo de WhatsApp». Mi proveedor manda los mensajes por el canal de SMS de GoHighLevel, así que todo lo que sale como SMS, incluida esta notificación, le llega a mi equipo por WhatsApp. Si estás eligiendo con quién hacerlo, aquí te explico cómo escoger tu proveedor de WhatsApp para GoHighLevel.

Los destinatarios son los mismos: todos los usuarios, el usuario asignado, un usuario en particular o un número fijo, por ejemplo el del jefe. A mí me gusta más al usuario asignado. Escribes el mensaje, «Hola, tienes un nuevo lead», lo guardas y listo.

Ten en cuenta que esta notificación va a tu equipo. Si lo que quieres es que los mensajes que recibe el lead salgan desde el WhatsApp de su vendedor, eso es otra configuración: la explico en WhatsApp del vendedor asignado en GoHighLevel.

Correo, In-App y WhatsApp: con las tres tu vendedor no tiene excusa para no enterarse. Así de sencillo.