Varios números de WhatsApp en GoHighLevel: así funciona

Cómo decide GoGHL desde qué número sale cada mensaje

Tarde o temprano te pasa: conectas un segundo WhatsApp a la subcuenta, luego el de otro vendedor, y un día un cliente te pregunta por qué el lead recibió el mensaje desde el número equivocado. No es un error de GoGHL. Es un sistema de prioridades de cuatro niveles (00:39), y en cuanto lo entiendes, dejas de adivinar.

Piénsalo como una fila de preguntas. Cada vez que mandas un mensaje, GoGHL pregunta en orden y se queda con la primera respuesta que encuentra:

Si todavía no tienes tus números conectados, empieza por la guía para conectar WhatsApp Business a GoHighLevel y regresa aquí cuando tengas el segundo.

Prioridad 1: el código WA gana sobre todo

En GoGHL cada número tiene su código: WA#1, WA#2, WA#3, uno por cada número conectado (02:03). Si en Conversaciones escribes el código del número 3 y lo envías, a partir de ahí todo lo que le mandes a ese contacto sale del número 3 (01:24). Esta es la prioridad que gana: le pasa por encima a la etiqueta, al usuario asignado y al predeterminado.

Ten en cuenta que no es un ajuste de un solo mensaje. Cambia el número con el que GoGHL se comunica con ese lead de ahí en adelante. Para regresar a otro número, mandas el código de ese otro.

¿Cuándo te conviene? Cuando quieres forzar un número en un caso puntual: un lead que se le escribió al vendedor que ya no está, un cliente que pidió que lo atiendan desde el número de la oficina o una prueba para ver que todos tus números salen bien. Para el día a día no lo necesitas, porque la prioridad 2 hace casi todo sola.

Prioridad 2: la etiqueta del número, la que casi siempre manda

Cuando un lead le escribe por primera vez a cualquiera de tus números, GoGHL crea el contacto en HighLevel con dos etiquetas (02:39):

• inbound whatsapp: el contacto entró por un mensaje de WhatsApp;

• la del número que recibió el mensaje: «wa:» más el teléfono.

Si no mandaste ningún código, el mensaje sale del teléfono de esa etiqueta. En el video me escribo como lead al número que termina en 6837, el contacto queda con esa etiqueta y la respuesta desde HighLevel sale del 6837 (06:16).

Fíjate en lo que esto significa: la etiqueta funciona como un interruptor. Si se la cambias a mano a la de otro número, el siguiente mensaje sale de ese otro número (08:27). No tienes que tocar ningún ajuste de GoGHL.

Por qué la etiqueta cambia sola

Este es el comportamiento que al principio me pareció raro. La etiqueta no se queda fija con el número por el que entró el lead: siempre corresponde al teléfono que recibió el último mensaje del lead (03:01).

Imagínate que Juanito tiene el número que termina en 6243 y Pedrito otro. El lead le escribe a Juanito, se crea el contacto con la etiqueta del 6243 y Juanito le contesta desde HighLevel. Al día siguiente, el mismo lead le escribe a Pedrito. GoGHL quita la etiqueta de Juanito y pone la de Pedrito (04:10). Desde ese momento, todo lo que sale de HighLevel para ese contacto sale del número de Pedrito.

En el video lo pruebo: le escribo al número de Jairo y la etiqueta cambia en ese instante a la suya (07:07).

Por qué tiene sentido: un chat con cada vendedor

Ponte del lado del lead. En su celular tiene dos chats: uno con Juanito y otro con Pedrito. Habla con cada uno como con cualquier contacto de WhatsApp. Lo que no ve es que los dos vendedores le contestan desde la misma subcuenta de GoHighLevel, cada quien con su número (05:22).

Si la etiqueta se quedara fija, Pedrito le contestaría desde el número de Juanito, y al lead le llegaría la respuesta en el chat equivocado. Con el cambio de etiqueta, cada respuesta cae en la conversación donde el lead escribió. Después de varias semanas de usarlo, me quedó claro que es la forma correcta.

Prioridades 3 y 4: usuario asignado y número predeterminado

Usuario asignado: existe, pero casi nunca llega a aplicarse

En GoGHL, en la opción Gestionar de cada número, eliges qué usuarios lo usan (09:51). Si el contacto no tiene código ni etiqueta de número y está asignado a Jairo, el mensaje sale del número de Jairo (09:10).

La realidad es que esta prioridad casi no aplica (09:58). En cuanto el lead escribe a cualquier número, recibe la etiqueta de ese número, y la etiqueta le gana al usuario asignado. Solo vas a ver la prioridad 3 en contactos que nunca te han escrito, por ejemplo los que importas o los que llegan por un formulario.

Número predeterminado: la red de seguridad

Si no hay código, ni etiqueta, ni usuario asignado con número, el mensaje sale del número que marcaste como predeterminado en GoGHL (10:16). En el video, el predeterminado es el número general del negocio, y de ahí sale el mensaje (10:24).

Conviene que el predeterminado sea el número del negocio, no el de un vendedor: es el que recibe a los contactos nuevos que todavía nadie atiende, y si un vendedor se va, no te quedas con mensajes saliendo de un celular que ya no es tuyo.

Varios números de WhatsApp en GoHighLevel: que salga del vendedor asignado

El orden de prioridades tiene una consecuencia que confunde a mucha gente. Si el lead entró por el número general, tiene la etiqueta del número general. Se lo asignas a un vendedor, y los mensajes siguen saliendo del número general, porque la etiqueta (prioridad 2) le gana al usuario asignado (prioridad 3).

Para que salgan del WhatsApp del vendedor, hay que truquear un poco el sistema con un workflow (10:51):

1. Trigger: el contacto cambia y el usuario asignado es tal vendedor.

2. Acción: quita todas las etiquetas de número que tenga el contacto.

3. Acción: agrega la etiqueta del teléfono de ese vendedor.

Repites la rama por cada vendedor. Como la etiqueta es el interruptor, en cuanto cambia, todo lo que mandes desde Conversaciones sale del celular correcto. La versión completa, con el teléfono que recibe a todos los leads y el reparto por round robin, la explico en el post del WhatsApp del vendedor asignado.

¿Lo necesitas? En mi caso, uso el comportamiento por defecto de GoGHL y funciona de maravilla (11:13): el lead siente que habla con cada persona en su propio chat y los vendedores trabajan todos desde HighLevel. El workflow vale la pena cuando los leads entran por un número general y luego se reparten entre vendedores.

Lo que cambió desde que grabé el video

El video es de septiembre de 2025. El orden de prioridades sigue igual en la documentación de GoGHL, pero hay tres cosas nuevas que conviene saber:

• Ya puedes elegir el número en un workflow. La acción Send WhatsApp Message de GoGHL tiene un campo, WhatsApp Number, para decidir desde qué número sale ese mensaje. Si lo dejas vacío, usa las prioridades de siempre. El truco de la etiqueta sigue sirviendo para lo que se manda a mano desde Conversaciones.

• Solo cuentan los números conectados, y hay un quinto nivel: si ninguna de las cuatro prioridades encuentra un número conectado, GoGHL usa cualquiera de los que sí lo estén.

• Cada número extra cuesta. Desde septiembre de 2025, cada número adicional en una subcuenta tiene costo. Revisa el precio vigente antes de cotizarle a un cliente con muchos vendedores.

Si vas a armarlo con un cliente, de una vez activa la identificación de mensajes, que te dice a qué número escribió cada lead. Está con los demás ajustes de GoGHL que activo siempre. ¿Todavía no tienes GoGHL? Conecta WhatsApp con GoGHL, 7 días gratis.

Errores comunes con varios números

Asignar el lead y esperar que cambie el número

Es el más común. Asignar un contacto no cambia su etiqueta, y la etiqueta manda. Si quieres que salga del vendedor, cambia la etiqueta a mano o con el workflow de arriba, o elige el número en la acción del workflow.

Borrar la etiqueta del número pensando que es basura

Las etiquetas «wa:» se ven feas en la ficha del contacto, y es tentador quitarlas para limpiar. Sin ella, el contacto baja a la prioridad 3 o a la 4, y el siguiente mensaje sale de otro número. Déjalas.

Mandar campañas desde un solo número por QR

Cada número conectado por QR se puede bloquear por separado. Si vas a mandar muchos mensajes, te recomiendo repartirlos entre varios números, y para envíos masivos de verdad, usar la API oficial.

Si todavía estás eligiendo con qué conectar tus números, compara antes el proveedor de WhatsApp para GoHighLevel que más te conviene. Y si te atoras armando esto con un cliente, te respondo en HighLevel Studio.

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