Cómo empezar en GoHighLevel: 3 bases para recibir leads

Paso a paso

1. Crea un pipeline de ventas con 5 etapas: nuevo lead, calificado, cita agendada, propuesta enviada y ganado (02:10).
2. En Settings → Integraciones, conecta Facebook e Instagram y elige New Leads (03:07).
3. Crea el formulario de tu sitio web y el chat widget (03:51).
4. Conecta WhatsApp, por la API oficial o con GoGHL (05:01).
5. En Automatizaciones, crea la carpeta «Nuevos leads» y un workflow con el trigger Form Submitted (05:42).
6. Agrega la condicional «¿ya tiene vendedor asignado?»: si no tiene, asígnalo, crea la oportunidad y manda la bienvenida (11:11).
7. Duplica el workflow para los formularios instantáneos de Meta Ads (14:27).
8. Duplícalo para WhatsApp API, Instagram y Messenger con el trigger Customer Reply (15:55).
9. Si usas GoGHL, arma el de WhatsApp con WhatsApp Inbound, Find Contact y Create Contact (18:50).
10. Prueba cada workflow y revisa el Execution History (21:14).

Cómo empezar en GoHighLevel: las 3 bases antes de construir nada

La plataforma abruma al principio. Abres tu cuenta, ves sitios, calendarios, IA, reputación, cursos, y quieres configurarlo todo el mismo día. La realidad es que casi todo lo que vas a construir después depende de tres cosas, y si no las tienes, lo demás se cae.

1. Tu pipeline: dónde se organizan tus oportunidades y por qué etapas avanza cada prospecto.
2. Tus canales de adquisición: WhatsApp, Facebook, Instagram, los formularios de Meta, el chat de tu página web y cualquier otro lugar por donde te lleguen prospectos.
3. Una automatización básica por canal: qué quieres que pase cuando alguien te escribe por WhatsApp, llena el formulario de tu sitio o convierte en una de tus campañas de Meta.

Piénsalo como una casa: el pipeline es el plano, los canales son las puertas y los workflows son quien recibe a cada persona que entra. Si una puerta no tiene a nadie, el prospecto se queda esperando. Si tienes dos personas recibiendo en la misma puerta, lo saludan dos veces.

Esto es lo mínimo para operar. Si quieres el recorrido completo de la plataforma, empieza por cómo usar Go High Level desde cero. Y si todavía no tienes cuenta, puedes seguir este tutorial con los 30 días gratis de Go HighLevel.

Paso 1: un pipeline sencillo de 5 etapas

Por favor, no pierdas tu tiempo intentando crear el pipeline perfecto (00:25). Empieza con algo básico. Después lo mejoras, cuando veas cómo se mueven tus leads de verdad.

En el video lo creo en Pipelines → Create Pipeline, con el nombre «Ventas» (02:10). Estas son las etapas:

1. Nuevo lead
2. Calificado (aquí podrías poner «Contactado»)
3. Cita agendada
4. Propuesta enviada
5. Ganado

Son cinco etapas y listo, se acabó. ¿Y «Perdido»? Podrías agregarla, pero a mí me gusta marcar la oportunidad como perdida en la etapa en la que se quedó (02:55). Así sabes en qué parte del proceso se te caen los prospectos: no es lo mismo perderlos antes de la cita que después de mandar la propuesta.

Cuando quieras ir más a fondo, con el estatus de cada oportunidad, las razones de pérdida y el seguimiento automático, lo explico en el tutorial de pipeline en GoHighLevel.

Paso 2: conecta tus canales de adquisición

Un canal de adquisición es cualquier lugar por donde te llega un prospecto. Si no está conectado a GoHighLevel, ese lead vive en otra app y tus automatizaciones nunca se enteran de que existe.

Facebook e Instagram

Ve a Settings → Integraciones → Facebook, haz el login con la verificación en dos pasos y selecciona tu página (03:07). Ojo con la siguiente pantalla: si eliges All Leads, GoHighLevel sincroniza los leads que tuviste en un periodo de aproximadamente 90 días. Yo elijo New Leads, porque en esa subcuenta no quiero traer nada viejo.

Ahí mismo te da la opción de mapear tus formularios de Facebook. Ese tema tiene su propio tutorial: formularios de Meta Ads en GoHighLevel.

El formulario de tu sitio y el chat widget

En Sites → Forms creas el formulario que vas a poner en tu página web (04:09). Para la prueba basta uno sencillo, con nombre, teléfono y correo.

El chat widget es la burbuja de chat de tu sitio (04:29). Hay varios tipos; en el video uso el de «SMS y mail chat», que en el fondo funciona como un formulario: la persona deja sus datos y te escribe.

WhatsApp: API o GoGHL

En HighLevel tienes dos formas de conectar WhatsApp (05:01): la API oficial, que se contrata dentro de la plataforma, o WhatsApp Business con un proveedor externo. Yo uso GoGHL, que es el que más me gusta y el que te recomiendo. Si quieres comparar antes de decidir, lo explico en conectar WhatsApp Business a GoHighLevel. Si aún no lo tienes, aquí puedes probar GoGHL 7 días gratis.

La elección cambia cómo armas los workflows del paso 3, así que tenla clara antes de seguir.

Paso 3: un workflow por canal que no repite la bienvenida

Ahora sí, a automatizar. En Automatizaciones crea una carpeta que se llame «Nuevos leads» (05:42). Ahí va a vivir un workflow por cada canal, y te recomiendo nombrarlos de forma que con leer el nombre sepas qué hacen: «Nuevo lead · formulario completado», «Nuevo lead · Meta Ads», «Nuevo lead · Instagram».

El workflow del formulario de tu sitio

Es el más sencillo, por eso empiezo con él. Ahí te va:

• Trigger: Form Submitted, con un filtro para que solo lo dispare el formulario que vas a poner en tu web (06:09).
• Crear la oportunidad: en el pipeline de ventas, en la etapa «Nuevo lead», con el nombre del prospecto (07:27). En el campo source pon el nombre del formulario, para saber siempre de dónde llegó.
• Mandar la bienvenida: como uso GoGHL, la acción está en la sección de apps del workflow: «Send WhatsApp message» (06:51).

Un consejo sobre ese primer mensaje: no lo uses solo para saludar. Intenta precalificar al prospecto desde ahí (09:25), con una pregunta que te diga si de verdad es para ti.

Si usas la API oficial, ten en cuenta una regla de Meta: a alguien que no te ha escrito primero, como quien llenó un formulario, solo le puedes mandar una plantilla aprobada. Por eso la bienvenida por API se arma con plantilla, y la de GoGHL no la necesita.

El error más común: la bienvenida llega dos veces

Fíjate en lo que pasa en el video cuando el mismo prospecto llena el formulario otra vez (10:32). El workflow se dispara de nuevo y le llega exactamente el mismo mensaje de bienvenida. Eso no está bien. Y no hace falta que llene el formulario dos veces: basta con que te escriba después por WhatsApp o convierta en otra campaña de Facebook.

Para el prospecto, recibir «Hola, recibimos tu solicitud» por tercera vez se siente como hablar con un robot que no lo reconoce.

La condicional: ¿ya tiene vendedor asignado?

La solución es preguntar, antes de hacer nada, si ese contacto ya tiene un responsable (11:11). El campo Owner es el agente de ventas que atiende a ese prospecto. Arriba del workflow pones un If/Else con la condición Assigned User is empty (12:02):

• No tiene vendedor: es un prospecto nuevo. Lo asignas (a una persona o con un round robin), creas la oportunidad y le mandas la bienvenida.
• Ya tiene vendedor: ya lo conoces. Notificas a su vendedor o al gerente de ventas, o lo que tú quieras, pero sin bienvenida.

Ojo con algo que me pasó en el video: armé la condicional y se me olvidó el paso de asignar (13:09). Sin ese paso la condicional no sirve, porque el contacto nunca deja de estar vacío. Si no tiene a nadie, lo primero que tienes que hacer es asignarlo.

Con eso, la segunda vez que alguien convierte, el workflow ve que ya tiene vendedor y se va por la otra rama. En el Execution History se ve clarito: entró, llegó a la condicional, ya tenía vendedor y salió sin mandar nada (14:10).

Lo mejor es que la condicional funciona entre canales. Si alguien llena el formulario de tu web y a la semana te escribe por WhatsApp, el workflow de WhatsApp también ve que ya tiene vendedor y no lo saluda de nuevo.

Copia el workflow para Meta Ads, Instagram, Messenger y WhatsApp

Una vez que el del formulario te quede claro, los demás salen muy sencillo: duplicas el workflow y cambias el trigger. Es un flujo mínimo viable que te va a funcionar, y le puedes agregar etiquetas o lo que necesites.

Formularios instantáneos de Meta Ads

Duplica el workflow, llámalo «Nuevo lead · Meta Ads formulario instantáneo» y cambia el trigger por Facebook Lead Form Submitted (14:27). Ahí eliges tu página y el formulario específico de tus campañas que va a disparar la automatización. Lo demás queda igual.

Si tienes un formulario para cada servicio, puedes personalizar el mensaje de cada uno y crear la oportunidad en el mismo pipeline. No pasa nada, no te compliques.

WhatsApp API, Instagram y Messenger con Customer Reply

Para la API oficial de WhatsApp, el trigger es Customer Reply con un filtro de canal WhatsApp (15:55). Ten en cuenta que se dispara con cada mensaje entrante. Por eso la condicional es tan importante aquí: el primer mensaje asigna al vendedor, y los siguientes se van por la rama de «ya tiene vendedor».

Instagram es igual, con el filtro de canal Instagram (17:19). La diferencia está en la respuesta: a quien te escribe por DM casi nunca tienes su número, así que en lugar del WhatsApp usas la acción Instagram DM. Messenger se arma igual, con su propio canal (18:05).

WhatsApp con GoGHL: Find Contact y Create Contact

Con GoGHL cambia un poco la cosa (18:50). El trigger es WhatsApp Inbound, y antes de la condicional hay que buscar al prospecto en tu base de datos:

1. Find Contact: busca por Contact ID usando el valor que trae el trigger. En el selector de valores (la etiquetita) eliges WhatsApp → WhatsApp Inbound → Contact ID (19:43).
2. Al guardar se abren dos ramas. Si lo encuentra, sigue a la condicional de siempre.
3. Si no lo encuentra, Create Contact con el teléfono que trae el mensaje: elige Sender phone number, no el WhatsApp username (20:31).
4. Después de crearlo, una acción Go To lo regresa a la condicional (20:53). Así no repites todas las acciones en las dos ramas.

Como el contacto recién creado no tiene vendedor, se va por la ruta de prospecto nuevo: se asigna, se crea la oportunidad y se manda la bienvenida.

Si algo no funciona a la primera

En la prueba final del video, el mensaje tardó en salir (21:45). No te preocupes: GoGHL tiene un delay automático y los mensajes van entrando en cola. Espera un poco antes de pensar que algo se rompió.

Y además, en un workflow que había duplicado de Instagram, se me quedó la acción de Instagram DM en lugar del WhatsApp. Lo encontré en el Execution History: cada paso aparece ahí, uno por uno, con lo que hizo o lo que se saltó (22:44). Cuando algo no sale, ahí está la respuesta.

Si estás comenzando y te pasa algo así, no te sientas frustrado. Así es esto de las automatizaciones: hay que hacerlas, probarlas y corregirlas, y esa es la manera en la que se aprende. Con estas tres bases listas, ahora sí puedes empezar a construir sobre ellas. El siguiente paso natural es precalificar leads en GoHighLevel antes de crearles la oportunidad.