Crear subcuenta en GoHighLevel: paso a paso y sin errores

Paso a paso

1. En el desplegable de subcuentas, cambia a la vista de agencia y entra a Subcuentas (01:13).
2. Dale clic al botón azul para crear una subcuenta y elige un snapshot o empieza en blanco (01:28).
3. Busca el negocio en el mapa de Google o dale a agregar manualmente (01:54).
4. Escribe el nombre del negocio tal como quieres que se vea en tus mensajes, el teléfono, la dirección, el sitio web y la zona horaria (02:27).
5. Entra a la subcuenta con Switch to sub-account (03:23).
6. En Settings → Business Profile, sube el logo y pon el correo y el teléfono del negocio (03:37).
7. Llena el tipo de negocio, la industria y el registro fiscal de tu país (04:08).
8. Revisa la dirección y la zona horaria, y elige el idioma de la plataforma y el de los mensajes (04:48).
9. Agrega al representante autorizado (05:07).
10. Deja apagado el permiso de contactos duplicados y guarda (06:10).

Qué es una subcuenta en GoHighLevel (y qué es tu cuenta de agencia)

Si todavía no te queda claro qué es una subcuenta, no te preocupes: yo igual estaba muy confundido al principio (00:41).

Una subcuenta es una cuenta individual que vive dentro de tu cuenta de agencia y representa a un cliente o a un negocio (00:46). La cuenta de agencia es la principal, y adentro puedes tener varias subcuentas. Cada una tiene sus propios contactos, su pipeline, sus calendarios, sus sitios y sus automatizaciones, sin mezclarse con las demás.

Piénsalo como un edificio de oficinas. La agencia es el edificio: tú tienes las llaves de todo, decides quién entra y pagas la renta. Cada subcuenta es una oficina con su propio letrero en la puerta. Lo que pasa adentro de la oficina de la clínica no lo ve la inmobiliaria del piso de arriba.

Y si usas HighLevel solo para tu negocio, igual necesitas una subcuenta: tu negocio vive ahí. La vista de agencia es para administrar; el trabajo del día a día se hace dentro de la subcuenta. Si todavía te estás ubicando entre las dos vistas, empieza por cómo usar Go High Level desde cero.

Para todo esto necesitas una cuenta de agencia propia. Si todavía no la tienes, puedes probar HighLevel 30 días gratis y crear tu primera subcuenta siguiendo este post.

Cómo crear una subcuenta en GoHighLevel paso a paso

Vamos a ello. Todo empieza en la vista de agencia: desde adentro de una subcuenta no puedes crear otra.

1. Entra a la vista de agencia

Arriba a la izquierda está el desplegable con tus subcuentas. Ahí eliges la vista de agencia, entras a la sección de Subcuentas y le das clic al botón azul para crear una nueva (01:13).

2. Snapshot o en blanco

Lo primero que te pregunta es si quieres cargar un snapshot (01:28). Un snapshot es una configuración ya armada para un nicho, como finanzas, agencias de marketing, restaurantes o despachos legales, que trae por lo menos las etapas del pipeline listas.

En el video yo uso el snapshot en blanco (01:48), y es lo que te recomiendo para tu primera subcuenta. Un snapshot genérico de nicho te llena la subcuenta de pipelines, campos y workflows que no armaste tú y que no sabes qué hacen. Cuando algo falla, no sabes ni dónde buscar.

Los snapshots brillan cuando son tuyos: armas el sistema completo para una clínica, lo guardas como snapshot y con la siguiente clínica ya no empiezas de cero.

3. Datos del negocio: desde Google o a mano

Después te aparece un mapa (01:54). Si el negocio está dado de alta en Google, lo buscas por su nombre, lo seleccionas y HighLevel trae los datos de su perfil: nombre, dirección, teléfono y sitio web. Te ahorra escribir, pero revisa lo que trae, porque a veces el perfil de Google tiene un teléfono viejo o el nombre con palabras de más.

Yo lo hago a mano, con el botón de agregar manualmente (02:07). Te pide tu nombre, tu apellido, un correo, el nombre del negocio, el nicho, el teléfono, la dirección, el sitio web y la zona horaria (03:16). Le das agregar y la subcuenta queda creada.

Para entrar, usa el desplegable o el botón Switch to sub-account (03:23).

El nombre, el teléfono y la dirección son variables de tus mensajes

Esta es la parte que nadie te explica y la razón por la que hice el video. Imagínate que mandas tu primer correo masivo y te das cuenta de que el teléfono salió mal, o la dirección, o el nombre de la empresa con una falta de ortografía. Y te preguntas: ¿de dónde sacó HighLevel esos datos? (00:18)

De aquí. El nombre del negocio que escribes al crear la subcuenta es la variable que HighLevel usa para poner el nombre de la empresa en tus correos, tus mensajes de texto y otras secciones (02:27). Por eso escríbelo tal y como quieres que se vea: con sus mayúsculas, sus acentos y sin el «S.A. de C.V.» si no quieres que salga en cada mensaje (02:42).

Con el teléfono pasa lo mismo: es el valor por defecto en correos y mensajes (02:53). Y con la dirección (03:01), que en muchos correos aparece al pie.

Fíjate en el detalle: si llenas esto rápido con datos de prueba («tutoriales», un teléfono cualquiera) y luego se te olvida cambiarlo, nada te avisa. La subcuenta funciona igual. El error lo ve tu cliente, o peor, los clientes de tu cliente.

La zona horaria no es un detalle

La zona horaria de la subcuenta es la referencia de sus calendarios y de las horas a las que salen tus automatizaciones. Si el negocio está en Mérida y la subcuenta quedó en la hora de Nueva York, tus recordatorios de cita salen corridos. Ponla bien desde que la creas.

Business Profile: lo que tienes que llenar antes de mandar un solo mensaje

Con la subcuenta creada, lo más importante es irte a Settings → Business Profile y llenar lo que falta (03:37).

Logo, correo y teléfono del negocio

Sube el logo, aunque sea provisional, y pon el correo y el teléfono del negocio. Si es la subcuenta de un cliente, usa los datos de tu cliente, no los tuyos.

En esta misma pantalla está el branded domain (03:57). En el video quedó para después, y ya tiene su post: con el branded domain en GoHighLevel haces que los links de citas y archivos salgan con el dominio de la marca y no con uno que nadie conoce.

Tipo de negocio, industria y registro fiscal

Eliges el tipo de negocio y la industria (04:08). Lo que pide después depende del país: en México eliges el régimen (por ejemplo, persona física con actividad empresarial) y puedes poner el RFC (04:21). Al final, la región donde está la empresa, en este caso Latinoamérica (04:41).

Idioma de la plataforma y de los mensajes

Ten en cuenta que hay dos idiomas distintos (04:56):

• El de la plataforma: en qué idioma ves los menús. Yo la dejo en inglés, pero la puedes poner en español.
• El de los mensajes salientes: en qué idioma salen los textos automáticos que reciben tus contactos. Ese va en español si tus clientes hablan español (04:59).

Representante autorizado

Al final va el representante autorizado: el correo, el puesto (por ejemplo, CEO) y un teléfono de contacto (05:07). Pon a la persona real que responde por el negocio.

El resto de las opciones generales yo te recomiendo dejarlas como vienen, al menos al principio (05:33). Ya las ajustarás cuando sepas qué necesitas.

Contactos duplicados en GoHighLevel: déjalos apagados

Yo siempre recomiendo no permitir contactos duplicados (06:10). Con el permiso apagado, cuando alguien llena un formulario, HighLevel revisa primero si su correo ya existe. Si existe, no crea otro contacto: actualiza los campos del que ya tienes (06:20). Después revisa el teléfono (06:51).

Un ejemplo. Tienes un formulario con un campo de «servicio de interés». Hace tres meses un prospecto se registró y eligió «servicio uno». Hoy vuelve a llenar el formulario y elige «servicio dos». No tienes dos contactos: tienes uno, y su campo ahora dice «servicio dos» (06:32). Su historial y sus conversaciones siguen en un solo lugar.

Con los duplicados permitidos, esa misma persona queda dos veces, y con las automatizaciones se vuelve un relajo: le llegan dos recordatorios, la conversación se parte entre dos contactos y tus reportes cuentan dos leads donde hay uno.

Lo que cambió desde que se grabó el video

Dos cosas que ya no se ven igual:

• El orden correo → teléfono ya no es fijo. En el mismo Business Profile, en las preferencias de deduplicación, eliges el campo principal (correo o teléfono) y uno secundario opcional. Por defecto, primero el correo. Si tu negocio trabaja casi todo por WhatsApp y muchos contactos no dejan correo, te conviene poner el teléfono como principal.
• Las oportunidades duplicadas se mudaron. En el video sale en el perfil (05:59), pero hoy ese ajuste está en Settings → Objects → Oportunidades. Por qué no las permito, si vas a hacer automatizaciones complejas, lo explico en el post de oportunidades duplicadas en GoHighLevel.

Ojo: esta preferencia aplica a lo que entra por formularios y por las integraciones. La importación por CSV tiene sus propias opciones (crear, actualizar o las dos), y si tienes una base que subir, revisa antes cómo importar contactos a GoHighLevel sin duplicarlos.

Con eso queda la configuración inicial y estás listo para armar el CRM de tu negocio o el de tu cliente (07:04). Así de sencillo.