CRM para WhatsApp: cómo armar el tuyo en 15 minutos

Recursos del video: el snapshot del CRM para WhatsApp

Esta automatización te la regalo para que no la armes desde cero (05:26). Aquí está el snapshot del CRM para WhatsApp: trae el pipeline «Ventas (WhatsApp)» con sus cinco etapas y la automatización completa. Lo importas, eliges a tus vendedores y escribes tus mensajes.

Para instalarlo necesitas una cuenta de HighLevel, porque el snapshot se carga en una subcuenta. Si aún no la tienes, aquí puedes probar HighLevel 30 días gratis y después abres el link del snapshot.

Si nunca has instalado un snapshot, te dejo un video corto donde te enseño cómo. Al inicio hablo de la tabla de snapshots de la comunidad: tú no la necesitas, usa el link de arriba y sigue los mismos pasos. Aquí está: cómo instalar un snapshot en tu subcuenta de GoHighLevel.

En corto: abres el link, le das a Yes, import now y el snapshot queda en Snapshots, en la pestaña Imported. Luego, en la lista de subcuentas, entras a la tuya con Manage Client, vas a Actions → Load Snapshot, eliges qué importar y le das a Proceed.

Para que funcione, tu WhatsApp tiene que estar conectado con GoGHL. El paso a paso está en la guía para conectar WhatsApp Business a GoHighLevel.

Paso a paso

1. Conecta tu WhatsApp Business a HighLevel con GoGHL desde Message Hub (02:00).

2. Crea el pipeline «Ventas (WhatsApp)» con 5 etapas: Nuevo lead, Calificado, Cita agendada, Propuesta enviada y Ganado (02:41).

3. Antes de automatizar, escribe qué quieres que pase cuando alguien te escribe (04:03).

4. Manda un «Hola» de prueba y confirma que el contacto se crea solo (04:51).

5. Instala el snapshot o arma la automatización con el trigger WhatsApp Inbound (06:51).

6. Busca el contacto con Find Contact y revisa si ya tiene vendedor asignado (07:17).

7. Si es nuevo, asígnalo con Round Robin y crea su oportunidad en «Nuevo lead» con Create Opportunity de GoGHL (08:08).

8. Mándale un primer mensaje con el nombre del vendedor y una pregunta que lo califique (10:48).

9. Espera hasta 7 días su respuesta con el Wait de GoGHL (09:53).

10. Si contesta, pasa la oportunidad a «Calificado» y avísale al vendedor (11:23).

11. Si no contesta, mándale un mensaje de seguimiento (12:36).

12. Activa la automatización y pruébala desde otro número (13:20).

Un CRM para WhatsApp que hace más que guardar chats

Si estás pensando en pagar un CRM para WhatsApp, antes mira lo que puedes armar con una sola herramienta (00:00). GoHighLevel se conecta con tu WhatsApp Business y, además, te deja automatizar mensajes, crear pipelines, mandar avisos a tu equipo, enviar correos, medir tus campañas, hacer sitios web, conectar agentes de inteligencia artificial y tus redes sociales. No tienes que usar todo desde el día uno, pero no vas a tener que cambiarte de sistema cuando lo necesites.

La combinación es esta: GoHighLevel es el CRM y GoGHL es el proveedor que conecta tu WhatsApp Business a GoHighLevel (01:28). Con los dos, todas tus conversaciones de WhatsApp quedan en una misma plataforma, junto con el contacto, su vendedor y su oportunidad.

La realidad es que el problema de casi todos los negocios que venden por WhatsApp no es guardar los chats. Es que nadie pasa esos chats al CRM. El vendedor contesta desde su celular, el lead se enfría y nadie sabe en qué quedó. Lo dije en el video y lo sostengo: a los asesores de ventas hay que ahorrarles tiempo y clics para que de verdad usen el CRM (14:59).

Por eso este CRM hace solo tres cosas que normalmente se hacen a mano:

• cada chat nuevo se vuelve un contacto;

• cada contacto nuevo recibe un vendedor y una oportunidad en el pipeline;

• cuando el lead contesta, su oportunidad cambia de etapa y el vendedor se entera.

Conecta tu WhatsApp Business: cada chat entra solo como contacto

En tu subcuenta vas a ver una opción que dice Message Hub (02:00). Ahí es donde se conecta tu WhatsApp Business con GoHighLevel. El paso a paso completo, con capturas y los ajustes que te recomiendo, está en la guía para conectar WhatsApp Business a GoHighLevel.

Para esto uso GoGHL como proveedor. Conectas tu número como un dispositivo vinculado, igual que cuando abres WhatsApp Web: escaneas un QR y sigues usando la app en tu celular. No necesitas la API oficial de Meta ni plantillas aprobadas para contestar. Si aún no lo tienes, aquí puedes probar GoGHL 7 días gratis.

Una vez conectado, haz esta prueba: mándale un «Hola» a tu número desde otro celular (04:51). Luego ve a Contactos y fíjate: el contacto ya está ahí, sin una sola automatización (05:03). Con el simple hecho de conectar tu WhatsApp, el primer paso del CRM ya está resuelto.

Ojo con un detalle que se ve en el video: si el mismo número está conectado a varias subcuentas, un mensaje puede disparar automatizaciones en todas. Para un CRM de un negocio, conecta su número solo a su subcuenta.

Arma el pipeline de ventas para WhatsApp

Un pipeline es un embudo dividido en fases de acuerdo a tu proceso de ventas (02:41). Si es tu primer pipeline, aquí te explico a detalle cómo funciona un pipeline en GoHighLevel.

Yo te recomiendo hacerlo sencillo. Ponle un nombre que encuentres rápido, como «Ventas (WhatsApp)», y estas cinco etapas:

En el video primero puse «Contactado» y la cambié por «Calificado» (03:11). Piénsalo: en WhatsApp es el lead quien te escribe primero, así que «contactado» no te dice nada. Lo que sí te importa saber es si contestó tu pregunta.

Tú puedes complicarte la vida al nivel que quieras y mover oportunidades con base en muchas variables. Para empezar, enfócate en lo importante: WhatsApp conectado y las primeras automatizaciones funcionando.

Antes de automatizar, escribe qué quieres que pase

Antes de abrir el constructor de workflows, te recomiendo mapear qué pasa cuando alguien te escribe (04:03). En este CRM es así: cuando una persona me escribe, se agrega al CRM, se le crea una oportunidad en «Nuevo lead» y recibe un mensaje que califica su interés. Si contesta, la atiende su vendedor. Si no, recibe un seguimiento.

Si lo puedes decir en tres líneas, lo puedes automatizar. Si no, todavía no sabes qué quieres que haga tu CRM.

La automatización que convierte cada chat en una oportunidad

Si instalaste el snapshot de arriba, esto es lo que hace cada paso; si prefieres armarla tú, sigue los mismos pasos. Te recomiendo leerlo de todos modos: si entiendes por qué existe cada paso, vas a saber dónde moverle cuando lo adaptes a tu negocio.

El trigger: WhatsApp Inbound

Los íconos amarillos de la automatización son los triggers y las acciones de GoGHL (05:59). HighLevel tiene sus triggers nativos, pero cada app que instalas agrega los suyos. Los de GoGHL están en Apps → WhatsApp, iMessage and SMS (06:41).

El que usamos es WhatsApp Inbound: un mensaje entrante de WhatsApp (06:51). Ten en cuenta que se dispara con cada mensaje que entra, no solo con el primero. También cuando te escribe un cliente de hace meses o cuando el lead te contesta. Por eso los siguientes pasos importan tanto.

Find Contact y la pregunta clave: ¿ya tiene vendedor?

Lo primero es buscar si el contacto ya existe con Find Contact, usando el número de WhatsApp que te escribió (07:17). Si existe, revisas con un If si ya tiene un vendedor asignado.

Así trabajo yo: a todos los prospectos que entran a mi cuenta de HighLevel les asigno un vendedor. Entonces, si me escribe alguien que no tiene vendedor asignado, es un prospecto nuevo (07:27). Si ya lo tiene, la automatización no hace nada más: ese lead ya lo está atendiendo alguien y no le vamos a duplicar la oportunidad.

¿Y si el contacto no existe? Lo creas y, con un Go To, lo mandas al mismo If (08:22). Evidentemente un contacto recién creado no tiene vendedor, pero a mí siempre me gusta mandarlo al If. Tengo un poco de TOC con esto, y así toda la lógica pasa por el mismo lugar.

Si en tu negocio no asignas a todos tus contactos, esta condición no te sirve tal cual. Cámbiala por otra que te diga que ese lead ya lo atiendes, como una etiqueta.

Asigna el vendedor y crea la oportunidad

Si es nuevo, se lo asignas a un usuario de tu cuenta: a un vendedor o a varios. Con Round Robin, HighLevel reparte los leads nuevos por turnos entre los vendedores que elijas (08:08).

Luego creas la oportunidad. HighLevel tiene su acción nativa, pero a mí me gusta más la de GoGHL que se llama Create Opportunity (08:41). La configuras en el pipeline «Ventas (WhatsApp)», en la etapa «Nuevo lead». Si no hubiéramos hecho esta automatización, tu asesor tendría que crear esa oportunidad a mano.

El primer mensaje: presenta al vendedor y califica

Después de crear la oportunidad, la automatización le manda un WhatsApp al lead. Y esto está muy padre: en la opción de User puedes insertar el nombre del vendedor asignado, así el mensaje sale presentándolo (10:59).

En el video lo cerré con una broma de prueba. Para tu negocio, usa algo que de verdad califique, por ejemplo:

Hola, es un gusto atenderte. Mi nombre es {{user.first_name}} y voy a ayudarte personalmente. Para darte la información correcta, ¿qué estás buscando y para cuándo lo necesitas?

Fíjate en las dos preguntas: qué necesita y para cuándo. Si te contesta las dos, ya sabes si es un lead real y qué tan urgente es. Evita las preguntas de sí o no, porque un «sí» no te dice nada del lead.

Si contesta, pasa a Calificado; si no, le das seguimiento

El Wait de GoGHL: espera hasta 7 días la respuesta

Ahora quieres saber si te contesta. Para eso pones un Wait, pero el de GoGHL, el amarillo, porque es el que escucha las respuestas por WhatsApp (09:53). Eliges el canal WhatsApp y el tiempo máximo de espera. Por defecto son 7 días.

El tiempo se mide en segundos (10:21). Para que no saques la cuenta:

• 1 día: 86,400 segundos;

• 3 días (72 horas): 259,200 segundos;

• 7 días: 604,800 segundos.

El Wait tiene dos salidas: una para cuando el lead contesta y otra para cuando se cumple el tiempo sin respuesta.

Si contesta: Update Opportunity y aviso al vendedor

Si te responde, mueves su oportunidad con Update Opportunity: el mismo pipeline, pero en la etapa «Calificado» (11:23). A la etapa ponle el nombre que quieras: «Calificado», «Respondió al primer mensaje», lo que tenga sentido en tu proceso.

Luego le avisas al vendedor con Notification, una notificación en la app móvil de HighLevel (11:59). El texto puede ser tan directo como «Ya te respondieron». En Redirect eliges Conversaciones, para que al tocar la notificación el vendedor caiga directo en el chat, y se la mandas al usuario asignado a ese lead (12:05).

Si además quieres avisar por correo o por WhatsApp, o que también se entere el jefe del vendedor, te lo explico en notificaciones internas en Go High Level.

Si no contesta: el seguimiento

Si pasan los 7 días sin respuesta, la otra salida del Wait le manda un mensaje de seguimiento (12:36). La frecuencia la decides tú: puede ser al día siguiente o a las 72 horas, y para eso solo cambias los segundos del Wait. Un ejemplo:

Hola, {{contact.first_name}}. Te escribo para saber si pudiste ver mi mensaje. Si me cuentas qué estás buscando, con gusto te ayudo.

Como GoGHL conecta tu número por QR, este seguimiento sale como un mensaje normal: no necesitas una plantilla aprobada por Meta. Si quieres una secuencia de varios toques, mira cómo armar un seguimiento automático en GoHighLevel.

La prueba final: del primer «Hola» al pipeline

Activa la automatización y pruébala como si fueras un lead. Yo primero me borré de Contactos, para que la automatización me tratara como alguien nuevo (13:20). Después mandé un «Hola» desde otro número (13:26).

Esto es lo que pasó, en este orden:

1. El contacto se creó solo y el mensaje llegó a Conversaciones.

2. Se le asignó un vendedor, en mi caso Alberto, y le llegó el primer mensaje con su nombre (13:55).

3. En el Builder del workflow, justo en el Wait, aparece una persona. Esa persona soy yo, esperando hasta 7 días a ver si contesto (14:28).

4. En Oportunidades, dentro del pipeline «Ventas (WhatsApp)», ya estaba la tarjeta en «Nuevo lead» (14:40).

5. Contesté «sí» y la oportunidad pasó sola a «Calificado» (15:21).

Creo que ni siquiera nos llevó media hora hacer esto (15:31). Y es algo que la mayoría de las empresas no tiene y que puedes montar muy rápido.

Si algo no se mueve en tu prueba, no te preocupes: revisa que el trigger sea el WhatsApp Inbound de GoGHL, que el contacto de prueba no tuviera vendedor asignado y que la automatización esté publicada, no en borrador.

Qué sigue cuando ya funciona

Esto lo puedes llevar al nivel que quieras: calificar con inteligencia artificial, mover oportunidades con más variables o conectar tus redes sociales. Lo primero que yo agregaría es saber de qué anuncio viene cada chat, con el tracking de WhatsApp en GoHighLevel. Así sabes qué campaña te trae los leads que sí compran.

Pero empieza por esto. Un CRM para WhatsApp que crea las oportunidades solo, avisa al vendedor y le da seguimiento a quien no contesta ya te pone por delante de la mayoría. Así de sencillo.